ども、らーにゃです。今回は日々使える効率化テクニックについてまとめます。
こんな作業に、なぜこんな時間をとられないといけないのか…。
日々業務をしていて、このようなことを感じる時はありませんか？
もっと業務効率化は新人の時からずっと悩み続けている大きな課題の１つです。
こうしたら効率的かな？と思うことを日々、実験し続けて早10年、色々とトライした結果、プチTipsが段々と溜まってきました。
そのため、今回はその中でも特に効果が高いと感じているTipsを記載します。
もっとムダをなくして、生産性をあげたい！と考えている、特に若手の人のご参考になれば幸いです。
今回の論点整理
今回の結論は
「如何にしてWindows PCを使いこなしを使いこなし無駄な作業を減らせるか」
ここが焦点です。
ただ、業務効率化と聞くと
「どうせ効率化・自動化といったらマクロを組むとか勉強しないとわからないことでしょ…」
と思うかもしれません。
しかし、そこまでの学習コストを払う必要はありません。
専門知識は不要で簡単に効率化できることはいっぱいあります。
具体的には今回は以下のTipsをまとめていきます。
順に触れていきます。
Windowsの効率化ポイント
デフォルトのショートカットキーの利活用
まずは最も簡単で、最も効率化に貢献する機能がショートカットキーです。
なんだ、ショートカット程度かよ…
と、侮るなかれ、非常に単純ですが、年間で言うと何十時間、下手すれば何百時間も時短ができます。
まさに塵も積もれば山となるの代表例です。
調べてみるとショートカットキーは山ほど存在して何から始めればいいか迷ってしまいますが、
まずは下記の3点から抑えると良いと思います。
その①：最も使うであろう超基本のショートカット
Ctrl + C : コピー
Ctrl + V : 貼り付け
これは誰でも当たり前のように使っている機能だと思うので、最早、説明不要かなとおもっています。
が！！
まさかの、最も身近な家内がわかっていなかったので、念のため入れました。。
Windowsで作業をしており、このショートカットを使っていないとしたら相当なロスをしていると思います。。
使っていない人は絶対使いましょう。
知らないものは知らないもんなぁ…
その②：日々よく使うショートカット
そして次に使うショートカットがこれら
Ctrl + S : 上書き保存
F2 : 名称の変更
F5 : 更新(パワポで全画面化)
F10: 全角を半角に変換
F12: 名前を付けて保存
フォルダ名やファイル名を右クリックして変更したり…
作ったファイルをタブから名前を付けて保存を選んだり…
半角で入力しようとしたら間違えて全角にしていたので直したり…
など、日々直面するこういう面倒なことを解決する便利ショートカットが存在します。
そしてその多くはFnキーが割り当てられていることが多かったりします。
そのため、このFnシリーズを使いこなすとかなり作業が楽になります。
ファンクションキーを扱えるようになるとグッと楽になってきます
その③：表示画面を整理するショートカット
そして最後にWindowsキーの活用です。
Windows + 矢印キー : 画面の分割・変更
Windows + R : ファイル名を実行
Windowsキーも画面をいじくる系のショートカットが多く効率化に一役買ってくれます。
こちらも合わせて覚えておくと生産性が上がります。
以上3点をまずは手始めになれることをオススメします。
ここが全てパッと出来るようになれば、下記のようなものを参考に、ショートカットで出来ることを拡張していくと効率的です。
辞書登録とショートカットキー登録
さて、上記ではデフォルトのショートカットを述べましたが、
ここでは自らショートカットを作っていきます。
大きくは2点の方法があります。
辞書登録の方法
これはスマホでも同じですが、自分で好きな単語を登録すればその単語をすぐに呼び出してくれます。
これは長い単語や文章、特殊な記号などを登録しておくと非常に効率が上がります。
例えば、私の場合は以下のようなものを設定しています。
▷自分のメールアドレス
”いつも”
▷いつもお世話になっております、らーにゃでございます。表題の件に関して一点お伺いしたいことがあり、ご連絡差し上げました。
”いじ”
▷以上です。お忙しいところ恐れ入りますが、上記ご確認の上、ご検討頂けると幸いです。引き続き宜しくお願い申し上げます。
しょうもない…
と思うことなかれ！毎日使うものだと想像以上に時短になることが分かります。
登録したテンプレと、メールの型を作ることで、何時間もの効率化を果たすことができました。
ちなみに登録の肝心の登録は下記の2ステップで完了です。
■①IMEのアイコンを右クリックして『単語の登録』をクリック
■②単語と読みの部分を入れて登録
これで完了です。
辞書登録はスマホでもしているけどパソコンだとより便利だね
ショートカットキーの登録
そしてもう一つがショートカットキーの登録です。
これ、意外と知られていないのですが、実は、Windowsではショートカットを割り当てることもできます。
特に、ファンクションキーはF1~F12までありますがよく使うのは３～４個くらいですのでその他はよく使うものに変えるなどしたほうが効率が良いです。
例えば、F1はデフォルトだとヘルプになっていますが、F2と押し間違えて、ウインドウが勝手にでてきてイラッとする経験したことがある人もいるのではないでしょうか。
こういったことを未然に防ぐためにも、例えば、辞書登録ボタンにあてたりなどするとイラッとすることも少なく効率が良いです。
登録方法は下記の７ステップです。
- 日本語IMEで検索し、キーとタッチカスタマイズを選択
- キーの割り当てをオン
- 日本語IMEに戻り、全般を選択
- 下にスクロールして以前のバージョンのIMEを使うをオン
- IMEのアイコンを右クリックしてプロパティを選択
- 詳細設定をクリックし、編集操作の変更をクリック
- キー設定タブでキーの追加・変更で割り当てる
上記だけではよく分からないと思うので以下のサイトなどご確認頂くと分かりやすいと思います。
特に社会人になったばかりで無駄にメール作成で時間を取られる人は、ここの型ができるできないで恐ろしいほど時間の短縮ができます。
自分に合わせたセットができるととても効率が上がります
パスワード設定と付箋での管理
ショートカットキーとセットで考えたいのがパスワード設定です。
パスワード設定の考え方
これは会社によってルールが違うと思いますが、現在所属する会社では下記のような縛りがあります。
- 8文字以上
- 小文字と大文字と数字を絡める
- 3ヶ月に1度変更（以前使ったものはNG）
確かに機密性が大事なのはわかりますが、年に4回かえるひつようがあるのはキツいです。
そのため、何度もパスワードを変えていると
『パスワード思いつかない…』
『パスワードなんだったか忘れた…』
みたいなことが起きます。
そのため、似たような境遇のひとにオススメしたいのは
単語の意味でパスワードをつくるのではなく
指の動きの規則でパスワードを作る
ということです。例えばキーボードを左上から順に横に押すと
Qwertyuio
となります。
また、左上から縦に並べると
Qazwsxedc
と続きます。
これを開始場所を変えたり、数字をまぜることで、ルールを決めるとパスワード作りで悩むことがなくなります。
ただ、規則性があるのはパスワード強度は低いので自己責任でお願いします。
ここの考え方は悩みどころですね
付箋アプリの活用
また、パスワードを保存する上でオススメしたいのが、付箋の活用です。
私の場合は、右に縦長の付箋をつくって、そこにパスワードをメモしています。
付箋が使いやすいのはメモ帳やワードなどと違って、該当ファイルを探さずとも開くことができるところが使いやすいです。
元々、パスワードのメモは最初は紙にかいていましたが、書き写しミスがおきやすいのと、書き漏らしが増えたので断念しました。
その後に、メールの下書きフォルダにいれておきましたが、誤って送信してしまいそうになるというヒヤリハットの事案があったのでこちらもやめました。
メモ帳やワードなども使ってみましたが、いちばん参照しやすく管理がしやすいのは付箋アプリであったのでここに落ち着いています。
ちなみに付箋アプリは検索すればすぐにヒットします。
基本的には必要なパスワードをメモしたり、ちょくちょく見返すメモを記載しています。
私の場合は、ウェブブラウジングの邪魔にならないよう画面の右側に縦長にして保存しています。
ブログのショートコードなどをメモしていたりもします。。
確かに、使ってなかったけど、これ便利かも
まとめ
今回ポイントしてまとめてきたのは以下の3点です。
- デフォルトのショートカットキーの活用
▷FnキーやWindowsキーも活用していく -
辞書登録とショートカットの登録方法
▷よく使う単語は何でも登録、Fnキーも使う機能に変更 -
パスワード設定ルールと付箋アプリ活用
▷指の動きでルールを作りつつ付箋でメモ
以上が、ショートカットをはじめとした業務効率化のアイディアでした。
日々のちょっとした時短の積み重ねで年単位でいえば、何十、何百時間もの節約につながります。
一つ一つは大したことなく、特に専門知識も不要なものしかないので
ぜひ一度、業務PCで試してみて、自分なりの時短術を見出すことをオススメします！
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
辞書登録とショートカットの登録方法
パスワード設定ルールと付箋アプリ活用