【効率化】Excelのグラフ化, ピボットテーブル, VLOOK UP関数の使い方

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ども、らーにゃです。今回はエクセルでよく使う機能についてまとめます。

これ綺麗にまとめといて!と言われたけど一体どうやればいいのか…。

業務をしていると急に、謎のファイルと共に、謎のオーダーが舞い降りてくることがあります。

社内のファイルを見ていると、とにかくファイルごとにバラバラの数字が乱立しており、それらの中身を整理することが求められることが多いです。

自分自身、営業時代の時は

「お客さん対応でくそ忙しいのに、そんなデータ整理を自分に頼まれても困る…」

とおもったりしていました。

ただ、実はエクセルの3つの機能だけ抑えれば、特殊な知識なく、基本的に社内業務を頼まれて困る事はなくなります。

そのため、今回はExcelでココだけ抑えると、社内業務で詰まることがなくなる3つの機能についてまとめます。

普段、エクセルを使い倒しているわけではないけど、ちょくちょく使うという人が、活用の抑えドコをとらえるための一助になれば幸いです。

今回の論点整理

今回、エクセルのどの機能を最低限抑えておくとよいか?という問いをまず考えます。

答えから先に言うと結論としては

「グラフ化、ピボットテーブル、Vlookupの3機能をつかいこなせればOK」

ということです。

ここを押さえておけば、社内で頼まれたことは大体すぐに対応が可能になります。

むしろこれらの組合せで出来ないオーダーが来た場合は、データ分析が強い専門部署に依頼をかけるべきです。

そのため、今回取り扱うのは以下の3点。

今回の論点
  • フィルタとグラフ化の活用
  • ピボットテーブルのやり方
  • VLOOKUP関数の使い方

順に触れていきます。

Excelの活用ポイント

フィルタとグラフ化の活用

超基本の機能になります。

ただ、初めて社会人になった時はエクセルも普段使っていなかったのでこの基本操作ですら ??? になっておりました。

そのため、まずはこのフィルタとグラフ化から触れていきます。

フィルタのやり方

まずはフィルターの活用です。

これは、並び替えするためのプルダウンの機能をつけることを指します。

具体的には下記のようなもの。

これの使い方は非常にシンプルです。

上記の「データ」タブにある「フィルター」というアイコンをクリックすればそれで完了です。

ショートカットキーは「Ctrl + Shift + L」になります。

ちなみにフィルタした後に、下記の「データバー」という機能で視覚化をすると傾向がつかみやすいです。

これも使い方は簡単です。

上記の通り、「ホーム」タブの「条件付き書式」の「データバー」を選択して、塗りつぶしを押せばOKです。

これだけで割とそれっぽい感じになります。

ちなみに今回はサンプルとして厚労省?が出している統計データを元にいじっています。

グラフ化のやり方

上記を踏まえて、より視覚化をするためにはグラフ化をする必要があります。

これもとっても簡単で挿入からグラフを選ぶだけです。

やり方は簡単です。

範囲を選択する➡「挿入」タブの「おすすめグラフ」を選択する➡好きなグラフを選ぶ、これで完了です。

これでそれっぽくなります。

ちなみに、この中でもよく使うのは下記の3点

  • 折れ線グラフ
    ▷数字の推移を示す時に使います。
  • 円グラフ
    ▷構成要素の割合を示す時に使います。
  • 散布図
    ▷2つの関係(相関性)を示す時に使います。

特に1つ目の頻度が高いわけですが、棒グラフと折れ線を混ぜて使う時も多いです。

その際に、覚えておくとよいのが、2つのグラフを合体させるやり方です。

これはグラフ化をした後に2ステップで修正可能です。

■ステップ①

まずは出来たグラフを右クリックして「グラフの種類の変更」を選択する

■ステップ②

次にすべてのグラフの中から「組合せ」を選択し、値のスケールを変更したいものを「第2軸」を選択

上記を抑えれば、おおよそグラフ化で困る事はないと思います。

また、ちょっとしたことですが、グラフ化したら右上のアイコンで「デザイン」というものを選ぶと映えます。

何の面倒な設定もなく”それっぽい”データとして報告する際に、このデザイン機能は重宝します。

本質的な問題ではないのですが、見た目や体裁の効果は絶大です。

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ピボットテーブルのやり方

次に抑えたいのがピボットテーブルです。

言い換えると便利なクロス集計機能です。

これは一見とっつきにくい内容に思えます。

ただ、使い慣れてしまうとさほどとても簡単で使い勝手が良いです。

使い方は下記2点のみです。

  1. 集計したい項目を選択してピボットテーブルボタンを押す
  2. 縦と横の軸を設定し、集計したい値を選択する

前者は、「挿入タブ」の「ピポットテーブル」を押せば完了です。

後者も右上の「ピポットテーブルのフィールド」から行・列・値をドラックして選択すれば完了です。

これけです。

ちなみに行は縦、列は横の軸です。

注意したいのは値の部分は、合計値を出すのか、平均値を出すのか、データ個数を出すのかは要件次第です。

これは値の部分の▼のプルダウンを選択すれば値の設定ができます。

また、ピボットテーブルをした集計表は上記同様に「データバー」の機能をパッと見で見やすくなります。

ここまで自ら出来るようになればエクセルで簡単なデータ分析をすることは問題なく出来ると思います。

VLOOK UP関数の使い方

最後にVLOOK UP関数の活用です。

今回唯一の関数の利用です。

これで何が出来るのかというと、2つのエクセルがあった時に必要な行をくっつけることが出来ます

ただ、当たり前ですが、2つのエクセルの表に共通する項目がある前提で、その共通項をキーにして他の情報をくっつけます。

イメージとしては以下のように2つのエクセルの表の一部をくっつけたいときに利用します。

では、これをどうやるのか、以下の7ステップになります。

①まずはvlookupを選択します。
②その後にキーとしたい値、参照する表の範囲、移し替えたい値の列の指定、0を入力します。

尚、今回の場合、2としている、この2は何か?というと、

持ってきたい表の対象の列がキーから2番目ですよという意味合いです。

下記のように2つめの範囲設定をする際に、必要箇所をドラックすると、ご丁寧に数字が出ますのでここの数字をいれればOKです。

(下記の場合2Cとでていますが、数字部分の”2”が何番目かの該当部分です)

③最後に出てきた値をコピペして全部の行に反映させて、値を貼付けして完了

これで完了です。

以上がVlookup関数になりますが、恐らくエクセル関数の機能で最も実務で使われるものだと思います。

商品担当でも営業担当でも覚えて損のない機能です。

さらに、これは前述のピボットテーブルやグラフ化と合体させると、もはや社内からのオーダーはほぼほぼ応えられるようになります。

若手の内に覚えて慣れておくのが得策です。

まとめ

今回ポイントしてまとめてきたのは以下の3点です。

抑えたいポイント
  • フィルタとグラフ化の活用
    ▷表データの法則を見つけて視覚化するための基本機能
  • ピボットテーブルのやり方
    ▷自分で好きな2軸と値を設定できる簡易的なクロス集計の機能
  • VLOOKUP関数の使い方
    ▷2つのエクセルをくっつける機能、値の貼付けもセットで行う

以上がエクセルで分析作業をする際に抑えておくべき機能になります。

逆にこれ以上のことはマクロを組んだりみたいな高度の話(学習コストが高い)になったりするので、

ここまでだけを抑えておくのが最もコスパが良い気がします。エクセルスキルはまだまだ業務でも求められます。

■ご参考リンク(エクセルスキルで求められるレベルとは)

どのような職種であれ、Windows機を利用している人であれば覚えておいて損のないExcelの活用術なので是非、お試しください!

ご精読頂きありがとうございました!
m(_ _)m

ご参考書籍