【手帳活用】1日の効率をグッと上げる自作手帳の朝のスケジューリング方法

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今回は自作手帳における“目的設定”について言及します。

どのような仕事であっても目標設定は企業にいる以上なんらか求められて設計をしていると思います。

ただ、同じ要領で毎日の目標設定はされていますか

個人的には、社会人2年目の時から実践してこれほど効率が上がると思った方法論はないと思います。

そのため、今回はすぐにでも実践できる毎日の目標設定・一日のスケジューリングについてまとめます。

今回の論点整理

効率の良い一日の条件とは

さて、普段過ごしているとビジネスであろうがプライベートであろうが時間管理・タイムマネジメントの出来が自身に大きく影響している気がします。

そして、だれもがこの時間管理を思ったように操りたいわけですが、うまくいく日もあればダメな日もあります。それでは時間管理を左右する要因は何か?

この要因を考えると、大体いつもここに行きつきます。

目的意識をもった行動が出来たか否か

というのも

今日は無駄がなかった!\(^o^)/

と、前向きになる時も

今日はグズグズでダメダメだった…orz

と後ろ向きになる時も、何が原因だったかを振返ると、大体目的意識の有無が影響していることに気づきます。

そのため、今回は手帳を通じて

如何にして毎日、目的意識をどのように持つか

という点を考えます。

目的意識がもてない要因とは

上記で目的意識を持つことがポイントになることは伝えました。

ただ、このことは誰もが分かる事ですし、何よりも

分かって出来れば苦労はない

というのが本音な気がします。

では、なぜうまくいかないのか?個人的な経験も踏まえて問題になるのは以下の要素があるからだと考えています。

うまくいかない理由
  • そもそもなぜ?を考える前に行動をしている。
  • 目的を考える時間がない。忙しい。
  • 上記を思考する習慣・ルーティーンがない。

つまり何が言いたいかというと

難しいわけではなくメンドクサイのが要因

ということです。

言い換えるならば優先順位の問題です。つまり意識と行動の問題です。

なので、解決策はシンプルで

面倒でもやるというルールを創る!やる!

という気合論です。

決めてしまえばあとはやるしかないのです。では、

具体的にはどうやるべきか?

この後はここについて言及します。

手帳での目的設定の方法

ということで、具体的な方法論について言及します。

具体的には、私の場合、朝の15分で下記手帳の一部(左ページ)にその日の目的設定を行い、やるべきことを明確にしています。

※汚く見苦しくてすいません…

ここで、ポイントになるのは以下の3点かと思います。

抑えドコ!
  1. 毎日目的をもってからスタートする
  2. スケジュール事に目的設定をする
  3. 目的達成のためのシナリオ作成

順に触れていきます。

今回の抑えどころ

①毎日目的を記載してスタート

前述した通り、効率よくするためのポイントはシンプルで

目的をもって動く

ということです。

つまり、1日のはじまりには1日の目的を定めた上で動いた方が効率が上がると考えています。

私の場合、手帳の左上部分に目的設定部分を作っており以下のことを記載しています。

小さいですが書いてあるのは以下の2つです。

  • 年初に立てた今年の目標・抱負(自己暗示)
  • その日にやるべきこと(目的整理)

ここで、”なぜ年初の抱負まで書くことがあるのか”という点においては意図が2点あります。

  1. 毎日リマインドして実現するために刷り込むため
  2. 機械的に書けるので書きはじめるハードルが下がるため

1点目は成功哲学系の本でよく出ているやつです。この考え方の好き嫌いが分かれると思います。

ただ、2点目のポイントは恐らく好き嫌いは分かれにくく、メリットも誰でも教授できてオススメです。

正直書きやすければ極端な話なんでもよく、座右の銘や自分の好きな言葉など、自分で書いて気持ちいいものならなんでもいいと思っています。

②スケジュール毎に目的設定

そして次に考えたいのが1日のスケジュール設定についてです。

効率化するためにまず最初にやっておくべきことは1日を俯瞰することにあります。

これは単純に一日のスケジュールを通してどんかイベントがあるかを記載します。

尚、ここで特にオススメしたいのが、その時間帯でやることとその目的(ゴール)をセットでメモしておくことです。

後述しますが、目的を記載することで、その時間帯をどのような流れで展開するべきかのイメージができます。

尚、目的といっても簡単に一言メモるだけで十分です。

この作業自体は全然時間がかからないので、正直1週間まとめて前の週末にやればいいと思っています。

③目的達成に向けたシナリオ作り

そして最後はこれで、ここが効率化を上げるための一番の肝だと思います。

それは②で記載したイベントの目的達成に向け、

どういう流れで話を展開するか

これを流れで明文化します。

これは何かというと、会話の順番をあらかじめ設定するのです。

ここで重要になるのは

なるべく具体的にその時を想像をしながら行う

ということです。ここは正直時間がかかります。ただ、逆に時間をかけただけ精度はあがります。

故に、どれだけ精度をあげたいか(どれだけ重要な会議・商談か)によって準備時間に軽重をつける必要があると思います。

特にこれは営業の追い込み時や会議のファシリの時に非常に効力を発揮します。

そのため、

”今日は営業フェーズをここまでもっていく!”

などの目的と、そこまでの会話の流れが整理ができていれば短い商談時間で脱線せずに最短距離で到達できます。

当然、最初はその通りにいかないことが多いのですが、慣れてくると、相手の反応も読めてくるので、意図した会話の盛り上がりが設計できます。

そのため、私のようなコミュ障の方や、歴の短い新人の人も騙されたと思ってやってみてほしいです。
(新人時代、私のようなポンコツでもは新人で一番売りのばせましたので。。)

まとめ 

以上、まとめると以下の3点でした。

今回の抑えドコ
  • ポイント①:毎日目的を記載してスタート
     ▷まずは書いて気持ちいいハードルの低いものから書きながら考える
  • ポイント②:スケジュール毎に目的設定
     ▷一日のスケジュールは目的とセットで、出来れば週末に仮案を書く
  • ポイント③:目的達成に向けたシナリオ作り
     ▷重要な商談/会議を見極めて最初は丁寧に時間をかけて流れを設計


中々に面倒な内容・作業ですが、その会合の精度は間違いなくあがります。そして結果的に効率的な仕事につながります。

そのため、まずは上記の方法で、会話の流れ作りのコツをつかみ、慣れてきたら段々と手をぬいて準備時間を減らせばよいというのが私の持論です。

また、究極的にはこの効率化・目的設定を極めると自分の意図する形に人生を設計することが出来、結果として豊かな気持ちになれるのではないかと思ったりもします。

ご精読頂きありがとうございました!
m(_ _)m

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