【手帳術】タスク管理のコツ|予定を漏らさない”優先度×緊急度”の2軸の使い方

創るTips

今回は“タスク管理”について言及していきます。

「どうやったらタスクや予定の漏れがなくなるか?」

どのような職種・仕事であっても、切っても切り離せないのは日々のタスク管理です。

このタスク管理、毎日行うにも関わらず、実は正しいやり方を教わる機会ってありません。。

かくいうワタシは、社会人1年目のときにこのお作法が分からずに失敗を続け、会社に行きたくない日々が続きました。

そんな中、タスク管理のやり方を知り、試してみたところ、すぐにこれらは解決ができました。

そのため、今回は若手のうちに確立したい、この「タスク管理」の手帳術について触れます。

手帳をビジネス上でもっと有効活用したいぞ!という方の一助になれば幸いです(‘◇’)ゞ

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手帳でタスク管理を行うメリット

手帳でわざわざタスク管理するメリットはあるのか。

今では、デジタルツールでTodo管理ができたり、Slackなどのコミュニケーションツールで完結させることも出来ます。

ただ、そんな中でもあえて

「タスク管理はアナログの手帳でやるべし!」

と考える理由としては以下の3点が挙げられます。

手帳を使うメリット
①どこでも”すぐに”使える
②運用ハードルが低い
③達成感を感じやすい

手帳は、デスクにおいておくだけで、パソコン作業をしていても電話をしていてもメモをとる要領でサクっと簡単にタスク管理ができちゃいます。

一方で、アプリでタスク管理をすると、打ち込みがデジタル入力になるだけで、想像以上に「ながらのタスク管理がしづらく」なります。

そのため、デジタルツールでは出来はするもののタスク漏れがしやすく、運用が難しいと言う点があり、一方でアナログはシンプルで運用が楽です。

また、終えたタスクを手書きで消していくと、不思議なことに消すごとに達成感を感じやすく、実は脳科学的にも手書きが良いと言われています。

これらを一言でまとめるのであれば、タスク管理の初心者こそアナログでやるべきというのがワタシの自論です。

それを踏まえたやり方として、自分のお気に入り手帳を使うことが特にオススメで、この型ができると日々の作業が不思議と楽しくなります。

苦手意識がある人には手帳を使った手帳管理は超絶オススメです。

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ツマ

そういえば、タスク管理ってそんなに深く考えたことないな

手帳でタスク管理を行うポイント

では、どのようにして手帳を使ってタスク管理を実践するのか。

結論から言うと、下記のタイムマネジメント術(TQ)を理解して、手帳で実践できれば、それでOKです!

ただ、忙しいビジネスマンにおいては

「いやいや、そんな本を読むほどに時間はないよ…」

というのが本音だと思いますので、ポイントになることを絞ってお伝えします。

手帳でタスク管理で押さえるべきポイントは下記の3点です。

これを理解して実行し、自分なりの型ができればタスク管理はバッチリです。

具体的な方法は順に触れていきます。

ワタシ

社会人1〜2年目の過去の自分に教えてあげたい

優先度×重要度のマトリクスとは

ビジネス書を読んでいると、必ずといっていいほど、出てくるのが

「優先度と重要度で4つにタスクを分けましょう」

というものです。ただ、これだけ聞いても

「???」

だと思うので、簡単に説明すると、下記の2軸でタスクを管理する方法です。

この4つにカテゴリー分けをした上で、どういうタスクがここに入るかというと下記のようなイメージです。

タスクの分類
Ⅰ:重要かつ緊急なこと
→顧客/クレーム対応など待ったなしの対応

Ⅱ:重要だが緊急でないこと
→読書や計画など後々、影響がでる行動

Ⅲ:重要でないが緊急なこと
→自分に関係ない急な依頼対応など

Ⅳ:重要でなく緊急でもないこと
→ネットやテレビなどその場しのぎのストレス発散など

例えば、第Ⅰ領域はお客さんや上司から急に対応が求められるようなタスクです。

これを見ている人も、きっと、この第I領域のタスクで溢れかえっているのではないでしょうか。

かくいうワタシもそうでした。この状態になっているとめちゃ辛いです。

なぜかというと、第Ⅰ領域のタスクが多いと心身ともに疲弊しやすいと言われているからです。

そして疲弊すると不要である第Ⅳ領域のストレス発散活動が増えます。

(ワタシの場合は深夜にラーメンを食いまくるなどでした。。)

これは“自転車操業”の回路とも言われます。

「毎日忙しくて頑張ってるのに、一向によくならず、むしろ疲れが日増しに増加している…」

こんなことを感じる人はおそらくこの状態です。

そんな人が目指すべきは右上の第Ⅱ領域(読書や計画や趣味の時間)のタスクの割合を増やすことです。

これができることで、自分の良いコンディションをキープ出来、”前倒し回路”が出来ます。

なお、横軸の緊急性は整理がしづらいのですが、左右をビジネスとプライベートでパキッとわけてみると整理がしやすいです。

厳密な定義とは少し異なりますが、わかりやすいやり方で考えると、最初はこのように整理することがオススメ。

まずは、このルールに基づいてタスクを整理し、今の自分を分析するところからスタートしましょう。

ワタシ

“自分を変える教室”でもこの状況を中毒状態として科学的に解説されています

手帳にタスク管理の考えを組み込む

2軸の考え方が分かったら次はこのタスク管理の考え方を手帳の中に組み込みます。

手帳はどのようなものでもいいですが、必ずタスク管理を2軸で考えるようにします。

ワタシの場合、1日1ページ使うデイリーページ内にタスク管理のスペースを作っています。

画像2
※デイリーリフィル内にタスク管理のスペースを組み込みます。

タスク管理のスペースは左上に大きく取っています。

ちなみに、タスクの記載できる行数は多い方が、タスクを細かく分解して設定できるため、タスク処理がしやすくかつ達成感を感じやすいです。

ちなみに、上記の左上部分をアップにするとこんな感じです。

画像3

ここで、縦は重要度、横は緊急度(私の場合は左右でビジネス・プライベート)で切って分けています。

この考え方を日々使う手帳の中に組み込めればどのような手帳を使っていてもOKです。

ちなみに、使う手帳に迷っている人がいれば、市販手帳の中であれば下記のフランクリンプランナーがタスク管理初心者にはオススメです。

ワタシ

フランクリンプランナーは多機能で最初とっつきにくいので使い方を別途解説しています。

タスク管理の自分ルールを決める

「2軸の考え方」「手帳への組み込み」が出来たら、あとは「ルール作り」のみです。

まず、そもそも論ですが

「ルールなんてめんどくさいこと作る必要ある?」

と感じる人もいるかと思います。

ただ結論は作るべきだと思います。

というのも、ワタシ自身、新人時代に特にノールールでタスク管理を感覚でやったことで大失敗をしました。

ワタシのトラウマ3選
「あ、あれ、あのタスクどこに書いてあったっけ…」
「や、やべぇ、このタスクって終わったか分からん…」
「うわ!これ、いつまでのタスクだっけ…終わった…」

などなど、青ざめエピソードは死ぬほどあります。

そんな、地獄を見た私が結論として作った自分ルールはざっくり下記です。

タスク管理の自分ルール
①タスクは細かく分解してやるべき日にセットする
②「消化」「持ち越し」「不要」で分ける
③毎日夜にタスク振り返り時間を設ける

このルールを自分の手帳で実践します。

これでワタシのトラウマは一気に克服ができました。

ちなみに、具体的なタスクのステータス管理は下記の3つの色・マークで行います。

タスクのステータス管理
赤:✔ 消化できた
青:→ 翌日以降に持ち越し
黒:× やらない/やらなくなった

実際の手帳ではこんな感じです。

画像4

また、個人的にタスクの確認・消化の振り返りは夜の時間帯に行って毎日のルーティーンにしています。

タスク漏れに苦手意識のある人にはを2~3分でいいのでこの時間を毎日組み込むことを強くオススメします。

この時間を設けることでタスクの移動をしつつも、網羅的に残タスクの確認ができます。

また、合わせて、完了したタスクを一覧化して達成感を得ることができ、不安なく入眠することができます。

もしも

「完了したタスクが少ない…」

と感じる人がいるならば、それはタスクの設定が荒いことが要因のため、タスクをもっと細かく分解して設定することを意識してください。

これがうまくできれば、抜け漏れはゼロになり、かつ消化したタスクを自分で見返してモチベーションアップの仕組みになります。

ワタシ

抜け漏れゼロにするには、完全一元化と振返り対応をできるかどうかが全てだったりします。

まとめ 

上記を活用する際に、理解しておくべきポイントは以下3点でした。

今回の押さえドコ
・優先度×緊急度のマトリクスとは何か
 ▷ビジネス・プライベートの軸でまずは考える
・手帳のページに2軸の処理スペースを創る
 ▷必ず一日のページで完結させて分散させない。
・タスク管理の自分ルールを決める
 ▷ルーティーンを作って毎日運用して習慣化

上記の3つの観点が組み込まれていれば、正直どういうレイアウトでもどういう運用でもよいと思います。

タスク管理は、考えてみると意外と奥が深く、自分に合った運用を追求したくなります。

自分なりの方法が確立することで、普段の憂鬱だった業務も、ミスなく回すことが出来、かつ一日の終わりに達成感も感じられるようになり、気持ちがガラッと変わります。

今後も、社会人力の基礎トレとしてタスク管理を一緒に磨きをかけていきましょー٩( ‘ω’ )و

ご精読頂きありがとうございました!
m(_ _)m

参考:自作手帳のリフィル一覧

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活用のしかたなど気になる点があればお気軽にコメントなどご質問くださいませ \(^o^)/

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