今回は手帳活用の“タスク処理”の部分について言及していきます。
どのような仕事でも生産性向上を実現させるために、切っても切り離せないのはタスク処理の存在かと思います。
とはいえ、このタスク処理、正しいやり方を教わる機会はなく、単に期限だけ意識しても、重要なタスクが埋もれてしまって大失態などという事態もあり得ます。
そのため、今回はこの若手のうちに確立したい、この「タスク処理」について手帳を使った管理法について触れます。
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ビビっときたTips/自己管理術を発信します ٩( ᐛ )و
●特徴：7つの習慣セルフコーチング認定コーチ
●属性：30代管理職 | プログラミング/英語勉強中
●実績： 自作手帳歴8年| 47人をマネジメント
目次
今回の論点整理
タスク処理の運用
今回は毎日使うデイリーページにタスク処理専用のスペースを作ってそこの利活用について述べます。
後述しますが、毎日小さなタスクも細切れに設定して、大体20～30くらいのタスクをこなしている気がします。
やっていることはシンプルで「タスクを一元化する」、「運用のルールを定める」の2点のみです。
下記のルール・運用を開始してからは驚く程抜け漏れがなくなるとともに、一日の終わりに達成感を感じるようになりました。
上記を踏まえでは具体的にどうやっているのかという点に関してポイントを絞ってまとめます。
手帳の運用一つで自己肯定感すら上がる気がしてます。
”タスク処理”で陥りやすいこと
これから少しずつ手帳活用について触れていきます。まずはタスク処理についてです。
さて、新人の時に地獄をみた日々のタスク処理ですが、どのような形が一番ベストなのでしょうか。
今まで色々ためしてみました。よく耳にするのは大きく以下の3つです。
- 付箋に書いてペタペタパターン
- デジタルツールに一元化パターン
- ノートにゴリゴリ書いて確認パターン
…実は、上記の3点は新人時代に全て失敗して怒られたパターンです。
どう失敗したかというと、それぞれ以下の通り。
- 付箋に書いてペタペタパターン
⇒『あれ、、つけてた付箋が取れている…！』 - デジタルツールに一元化パターン
⇒『やべぇ、アプリ内にタスク入力し忘れている！』 - ノートにゴリゴリ書いて確認パターン
⇒『手帳とノートそれぞれにタスク書いて分散して対応が抜けてた！』
社会人1年目の際、タスク処理なんて、簡単だろ、と思っていましたが、撃沈しました。
そして翌年から後輩たちが皆、同じ壁にあたっているところを見ると割と若手社員のあるある課題なのかなと思います。
そのため、今回はこれをどう手帳で防げるかという視点を述べていきます。
”タスク処理”を改善させるポイント
上記を改善するためにいきついたの手法がこれ。
という思想です。
また、前提として抜け漏れがないようにするために非常に大事だと思ったのがこれ
つまり、毎日、日毎にタスクを洗い出して消化していくということです。
一週間分とかをまとめてタスク管理をすることもしましたが、個人的にはタスクもデイリーで管理した方がよいなと感じました。
じゃぁ具体的に手帳をどのようにしてタスク処理の活用につなげているのか。
以下にポイントを備忘録的にまとめたいと思います。
- 作成の意図
▷タスクの抜け漏れをしてミスを出したくない！ - ポイント
▷デイリーページに2軸の処理スペースを創る
▷タスク処理のマイルールを決める
▷ルーティーンを設定する
そういえば、タスク処理ってそんなに深く考えたことないな
今回の抑えドコ
ポイント① デイリーページに2軸の処理スペースを創る
まずは手帳のデイリーページをパッと開いた時はこんな感じです。
ここのどこかしらにタスク管理のスペースを作ります。
私の場合、デイリーページは見開きにしており、1日に書き込める量を増やしております。
そのため管理するタスクも左上にかなり多く書けるように設定しております。
ちなみに、なぜこんなに多くするかというと、タスクを細かく業務分解して進める方が効率がよく、達成感を感じやすいためです。
そして、上記の左上部分をアップにするとこんな感じです。
これはタスク処理で有名な重要度×緊急度のマトリクスです。（詳細は下記の参考情報を見るとより詳細に分かります。）
ここで、縦は重要度、横は緊急度（私の場合は左右でビジネス・プライベート）で切って分けています。
ポイント②タスク処理のマイルールを決める
これもタスク処理でおなじみのタスク処理のマイルールを作るというやつです。
私のルールはざっくりこんな感じです。
赤：✔ 消化できた
青：→ 翌日以降に持ち越し
黒：× できなかった
尚、本来誰かに委託などのルールを作るのも一般的だったりします。
ただ、私の場合、委託自体も「○○さんに依頼する」というタスクにするので、基本上の３つですみます。（3色ペンで毎日チェックします。）
そして、一番大事なのは一日の夜に、振返り・明日の計画として、「これはできた！これはできなかった…」と残ったタスクを全て整理する時間を5分とることが最重要です。
ここで、上記のルールにのっとり、先送りタスクを翌日以降に再セットして全タスクを消し切ることで”対応し忘れの抜け漏れはゼロ”になります。
抜け漏れゼロにするには、完全一元化と振返り対応をできるかどうかが全てだったりします。
ポイント③ルーティーンを設定する
ここからは時短の観点です。
何かというと、決まっているタスクは既にセットした状態で印刷してしまうということです。
例えば、一週間の計画を立てる、経理システムを登録する、家計簿を整理する、など毎週決まったことをすることは〇曜日タスクとして省略しています。
地味に毎週同じタスクを明記するのは面倒なので、その内容を記載する、もしくは上記のように○○タスクとして置いてその補足を手帳のどこかにメモしておくと楽です。
またこれをやることで、毎週やるべきことをリマインドして、対応の抜け漏れ防止にも繋がります。
私の場合は、手帳のしおり部分に小さなメモ書きを張り付けて、そこにメモをしています。
結果として、毎日デイリーページを開けば必要なことが全てリマインドされ全タスクが漏れなくできるという仕組みになります。
基本的に、上記に関する情報は世のあらゆるビジネス書がこのようなものを記載しています。
ただ、その中でも特に、この領域で参考になるのは以下の通り
私の自作手帳は基本上記に標準準拠しています。その中でも、第三の習慣がまさにここにドンピシャの内容です。
また上記の部分だけを取り出して厚みを持たせたような本がこれ。いかに抜けもれなくタスク処理をするかという視点ではこれが一番参考になるかと思います。
調べると時間管理系のセミナー等も結構あるぞ。
まとめ
上記を活用する際に、理解しておくべきポイントは以下3点でした。
- ポイント①：デイリーページに2軸の処理スペースを創る
▷必ず一日のページで完結させて分散させない。 - ポイント②：タスク処理のマイルールを決める
▷機械的に行うルール・軸を作って毎日運用して習慣化させる。 - ポイント③：ルーティーンを設定する
▷慣れてきたら重複部分を自動化して時短を目指していく。
上記の３つの観点が組み込まれていれば、正直どういうレイアウトでもどういう運用でもよいと思います。ただ、考えてみると意外と奥が深く、自分に合った運用を追求したくなります。
自分なりの方法が確立することで、普段の憂鬱だった業務も、ミスなく回すことが出来、かつ一日の終わりに達成感も感じられるようになり、気持ちがガラッと変わります。
今後も、社会人力の基礎トレとしてタスク処理は磨きをかけていきたいと思います。
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
【参考】自作手帳のリフィル一覧
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【参考】自作手帳×セルフコーチング
自作手帳はセルフコーチングという考え方と相性が良いです。
自己対話のスキルを高めて自分の中にコーチをつけて思い描く人生にしていくことが可能です。
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