今回は自作手帳における“スケジュール管理”について言及します。
今回は手帳の月間の見開きページ・マンスリーブロックの利活用について考えます。
世にある多くの手帳やカレンダーが1か月を俯瞰してみれる形をとっていますが、どのような活用が出来ると管理がしやすいのでしょうか？
シンプルに見えて意外と人によって使い方が違うのがこのページだったりします。
私の場合は、このマンスリーページはパッと見で予定を俯瞰することが出来ることを目的に記載しています。
そのため、今回はあくまで一例として、マンスリーページの利活用の視点をご共有させて頂きます。
”そんなんどうでもいいからリフィルをよこせ！”という方は下記に作成しているリフィルを全て公開しておりますのでご参照ください！(‘◇’)ゞ
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●資格：7つの習慣セルフコーチング認定コーチ
●実績：手帳歴は17年 | 自作の手帳歴は9年
●属性：30代2児の父 | キャリアについて勉強中
目次
今回の論点整理
手帳でのスケジュール管理とは
本日はスケジュール管理についてです。
個人的には、どの業種でも必要になると思いますが、アポイント調整が肝になる営業など業種によっては成果を占う超大事な基礎スキルだと思います。
さて、このスケジュール管理の方法論ですが、大別すると以下の２つに分かれると思います。
- 紙の手帳にすぐに記載する方法
- カレンダーアプリに入力する方法
「どうやってスケジュール管理しますか？」と答えると大体の場合、十中八九上記のどちらかを回答します。
ただ、私の場合はどちらでもありません。ズバリ
です。
つまり良いとこどりを試みております。ただ、一方で両者の要素をいれるとなると
という反応が返ってきます。
確かに面倒な側面もありますが、私の場合、カレンダーアプリは共有用であり、紙手帳が全体俯瞰用です。
運用の負荷軽減は意識しながらもやはり両者のメリットを享受したいなと思うわけです。
また、共有という点では会社指定のツールを使わないと怒られるので、入れざるをえないという側面もあったりします。
目的に応じて軽重つけて使い分けるという感じですね。
今回の留意点
ということで、今回は色々ありますが、紙で俯瞰するという側面に焦点を当てて述べます。
これを手帳で実現する際、私はマンスリーのリフィルを使います。
まず、マンスリーの手帳を運用する上でポイントになるのは以下の5点です。
- 色分けのルールを作る
- アポイント記載のルールを作る
- 日程横断のプロジェクトも記載する
- ボールペンの特性を活用する
- 省略語とメモを欄外に記載する
順に述べていきます。
今回のポイント
①色分けのルールを作る
まず、私の以前の手帳を振り返ると以下のようなリフィルに設定しておりました。
パッとみてお分かりの通り、私の手帳は基本”真っ赤”です。
目に悪い！！
ということは重々承知の上で、このようにしているのですが、実は以下のようなルールで付けております。
- 赤：予定が確定したもの
- 青：予定が仮の状態のもの
- 黒：予定の内容説明
パッとみて赤いのが多いのは確定事項が多いからです。
逆に赤くないところがフリータイムであり、そこで作業をするわけです。
そのため、平日でも休日でも手帳を開けば大体、この先どれくらい余裕があるのかがまず人目で俯瞰ができます。
尚、手帳術や読書術における色ペンの利活用はこういった本も出ているので、合わせて確認頂くと効率が上がります。（安くてオススメ！）
②アポイント記載のルールを作る
上記と合わせてルールを作っておくべきかなと思うのが、その日のマス目にいれるアポイントの予定です。
これはどの手帳を使っていてもそうだと思うのですが
ということがよくあると思います。
特に、外回りの際には、集合時間や場所、先方の名前を失念することは絶対に避けたいところです。
と、いうことで、上記を踏まえ、スペースが限られる中で、絶対に忘れてはいけないことを記載します。
私の場合は以下の通り
- 集合時間
- 会議/営業先
- 対応者
- その他補足
です。
この3つ＋αが抑えられば基本はOKだと思いますので、この3行が入る形を模索するべきかと思います。
逆にこれ以外の必須項目外の内容は、欄外などに記載することを推奨します。
また、記号ルールや省略語など作って、文字を圧縮することも結構大事です。
パッと見で、収まりが悪かったり、統一性がないときはマイルールで情報圧縮するのがオススメです。
オリジナルのアイコンとかあっても見やすいかもね
③日程横断でプロジェクトを記載
上記と合わせて意識したいのが
です。これは非常にシンプルでマンスリーのリフィルには俯瞰して
という点のみだけ、簡易的に記載をしておけば問題ないと思います。
というのも、恐らく業務上で、これとは別にプロジェクト管理が何らかの形で可視化されていると思うので、手帳ではメモ程度でよいと思います。
ちなみに、上記はページの右側の備考などに縦に矢印をいれるなどライトに可視化するなどがオススメです。
二度手間にならないよう楽にパッと見のメモで良いかと思います。
④ボールペンの特性を活用する
私が使用しているボールペンは以下の２つです。
- メイン：ジェットストリーム
▷軽いタッチで色が鮮明に書けて文字が見やすい。 - サブ：フリクション
▷薄い文字で間違えても消して書き直せる。
それぞれ異なった特徴があり、用途も少し違います。
あと、特に営業はそうですが一番大事だと思うのが、これです。
これを常にキープしないといけません。
予定などすぐにコロコロ変わりますので、ここは柔軟に対応できる状態になっていないといけません。
その点、普通のペンですと「消せない！」というリスクがはらみますが、フリクションであれば「消せる！これは仕える！」となったりします。
ですので、手帳にはフリクションとジェットストリーム２本つけて使い分けていたりします。
ペンホルダーが足りない場合は以下のリフィルなどもオススメ。
⑤省略語とメモを欄外に記載する
これはタスク管理の考え方と一緒です。
パッとみればわかると思います。該当箇所は、ココです。
私の場合は中央上に省略語を記載しており、一つ一つ番号がふられているのは、上記の会議体です。
これを元に、上記②のルールにのっとると、会議名を書かなくてすみます。つまり
これがポイントです。特に中の仕事はウィークリーでの会議体が多く、ここを省略語だけでよくなるのはだいぶ楽です。
スマホで単語登録して楽するのと同じ要領だね。
まとめ
以上、まとめると以下の５点でした。
- 色分けのルールを作る
▷マイルールで統一感をもたせて俯瞰して見れるようにする - アポイント記載のルールを作る
▷情報量を絞って必要最低限の内容をまとめる - 日程横断のプロジェクトも記載する
▷社内のプロジェクト管理表を起点に手帳にはメモ - ボールペンの特性を活用する
▷用途によって使い分ける営業はフリクションがオススメ - 省略語とメモを欄外に記載する
▷省略語の設定で楽に時短を図る
個人的に、スケジュール表はデジタルはデジタルで共有がしやすく使いやすいですが、アナログもアナログで良いなと思います。
自分のオリジナルのルールでまとめることが出来、パッと俯瞰してみれるような状態になるのは非常に価値があると思います。
上記を手帳に一元化して俯瞰することで、中長期的な視点で俯瞰をして、今どのように行動すべきか、自分のふるまいが変わると思います。
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
【参考】自作手帳のリフィル一覧
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活用のしかたなど気になる点があればお気軽にコメントなどご質問くださいませ ＼(^o^)／
【参考】自作手帳×セルフコーチング
自作手帳はセルフコーチングという考え方と相性が良いです。
自己対話のスキルを高めて自分の中にコーチをつけて思い描く人生にしていくことが可能です。
コーチングの導入や人生設計の仕方、メンタルの維持の仕方などに興味がある方にはオススメです！٩( ‘ω’ )و
