【自作手帳】次の行動・タスクに繋げていく自作手帳での”メモ”の整理術

創るTips
ワタシ

今回は自作手帳における“メモの取り方”について言及します。

新社会人がぶつかる大きな壁の一つに、一度にたくさんの情報をさばき切れずに頼まれたことを漏らすということがあります。

これは日々目新しく入ってくる大量の情報をしっかりとさばいて管理が出来る自分なりのメモの取り方の型がないとどうしても発生してしまいます。

これにより生じたミスで社内外から信頼が失墜した時ほどリカバリーすることが大変なことはありません…。。

そのため、今回は、自分なりのメモ術を確立するために、この視点があると漏れがなくなる!と思った視点を備忘録的に記載します。

今回の論点整理

メモの効用とは

本日は普段の会話のメモについてです。

これまた、社会人になってからぶちあたる壁の大きな一角です。個人的にはタスク処理と合わせて新人2大問題くらいに思っています。

ノートやメモの取り方書き方に関して、ハウツー本は巷にはあふれかえっております。

例えばこういったものなど

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まぁ特に目新しいことの言及はないのですが、この手のノウハウは独自なも長くあふれかえっている気がします。

思い返すと、新人時代は特に、わけもわからず目の前の多忙感への処方箋を求めて、この手のメモやノートの取り方のハウツー本を買い漁るわけました。

ただ、それらを乱読しては実践…を繰り返した結果

「うーん、やっぱり、以前の書き方の方があうな…」

と、毎週のように方向転換をしたりして、結果としてルールが変わってそれが抜け漏れの原因になったりして不のスパイラルに入ります。

ではこれをどう防ぐか、メモする際の型についてまとめます。

今回の留意点

さて、上記の負のスパイラルを如何にして脱却するか?

ここを改善するために留意したいのは以下の点になります。

抑えるポイント
  1. メモするノートを固定化する
  2. メモの運用方法を決める
  3. メモとタスクを一元化する

上記のメモの取り方とセットで考えると効率が良いのは「一日の効率が上がる目的設定の方法」になりますので同時に実施すると良いです。

順に述べていきます。

ワタシ

事前準備としての目的設定技と、実践としてのメモ技は2つで1セットですね。

今回のポイント

メモするノートを固定化する

さてまずは手帳におけるノートの考え方からです。

まず、前提として毎日のメモをとるノート部分は目的設定したページと見開きで1セットにしています。

この目的は、メモをとる際に、チラチラと目的設定した内容をチラみしながら行うためです。

私の場合はこんな感じ。

※相変わらず汚くてすいません。

ポイントは上記右側のスケジュールの目的と流れを見ながら、目的にそったポイント(キーワード)を拾い上げることになります。

このポイントが拾い上げれば、後で見た時も何を話していたか思い出せますし、次のアクションにつなげられます。

ワタシ

あくまでメモなので自分が分かればキレイにまとめる必要はないと思っています。

メモする際の運用方法を固定化する

そしてここで、アクションにつなげていくために、意識したい思考方法が下記です。

何かというと以下の3点で会議内容・商談内容のメモを整理します。

ノートをとる際のポイント

  • 事実 (fact) 
  • 考察 (point)
  • 行動 (action)

整理術系の本だと割とどれにも書いてある代表的な一つです。

これに準じて、以下のようにそれぞれ情報を整理して分けてメモをするわけです。

ノートを書く際のポイント

・事実 (fact)
→その会議(商談)は何?、参加者は誰?
→現状おきていることは何?

・考察 (point)
→現状の裏にある真の課題はなに?
→現状の先にあることや具体的な例は?

・行動 (action)
→それを受けて何をする?
→会議後にやるべき行動は?

これを実践できると、メモしたものを元に思い出して、転記や清書するといった二度手間の作業がなります。

ワタシ

新人時代はこの無駄な転記作業で週末に苦しんでいました。。

書いたメモやタスクを一元化する

そして更に合わせて考えたいのがタスク化です。

この点で、以下の2点も連動して考えるとさらにメモ効果が200%になると思っています。

メモの効率を上げる工夫

  • メモの内容は朝に設定したイベント毎の「目的」を見ながら書き込む
  • 行動(action)の文言はすぐにタスクマトリクスに組み込む

前者は手帳をチラッと左側のページをみればすぐに思い出せますので、チラチラ見ながらメモをします。

そして後者はメモ後に左上にタスク化ということもセットでルーティーンにしておけばアクションしわすれるということは未然に防げます。

こんな感じで、まとめ方はどういったものでもいいので、自分なりの型を作るのが一番です。

ちなみに私の場合、ノートの書き方で参照していたのはこれです。

色々な例が図解で出ていたりして、参考にしやすいです。(図解の方が断然にオススメです)

また、個人的には、シンプルにA4コピー用紙にメモすることも有効だと思っています。

どうしても手帳だけだとスペースが少なすぎるという、問題はあったりするので何等か補填しようと思うわけです。

そのため、私は常にA4を折りたたんでA5にした白紙を手帳に挟んでいます。

上記スペースをつかいきってしまう、アイディアを殴り書きするときは、この外付けの白紙や付箋などを拡張して使うことが効果的です。

ツマ

手帳に挟める小さいノートとかもアリだね。

応用:メモ・ノートの精度を上げる応用技

上記で十分に型は出来ますが、更なる応用技もあります。

以下は営業時に新規契約をとる(顧客の意思決定を速める)方法になります。

実は新人時代の話ですが、スーパー営業マンといわれる先輩に同行してもらった時、スーパーメモ術を目にしました。

先輩は何をしていたのか?

お客さんとの商談中、その場でポイント整理しながらメモをして、商談中にそのメモを元にお客さんの思考を整理して次の行動を促そうとしているのです。

商談直後も、そのメモを元にした稟議書作りの方法も教えてあげてメモをちぎって託しているのですが、お客さんからは

とても整理されました!ありがとうございます!

とめちゃくちゃ喜ばれるわけですが、さらに驚くことに後日速攻で成約の連絡が来ます。

これを目のあたりにして

すげぇ!!!!!会得せねば!!!!!

と思ったのですが、私のようなどんくさ営業マンだと見様見真似では全然できませんでした。。

もう一度その先輩にきくと、これを会得すればお前でもできるということでした。

話し方とでていますが、先輩はこれをメモの取り方に応用していました。

何かというと、主語・述語や、修飾・被修飾や、因果関係・相関関係を意識するためにどうまとめればいいか、が言及されています。

これは一朝一夕で出来るスキルではないと思うので、会話の中で文章を拾い上げて瞬時にこの関係性を頭で分解してメモに落とす訓練が必要だと思います。

まとめ 

以上、まとめると以下の3点でした。

今回の抑えドコ
  • メモするノートを固定化する
    ▷毎日、見開きで同じノートを開いてそこに書き込む習慣をつける
  • メモの運用方法を決める
    ▷Fact, Point, Actionの3点でまとめて思考を整理する流れをつくる
  • メモとタスクを一元化する
    ▷メモを書いた後にタスク化する習慣をつけてメモ・タスクを一元化する
     ▶応用技として商談中の出来事を整理してお客さんの思考・行動を整理

個人的には「所詮メモ、されどメモ」だと思っており、ちょっとしたところで使える万能なソフトスキルだと思っています。

上記はあくまで私の一例ですが、手帳を起点に自分なりの型が出来れば、思考整理が早くなる気がします。

ビジネスでもプライベートでもメモの技術が向上すれば、極端に言えば、自分の思い描く方向性に全てコントロールすることも可能だと思います。

ご精読頂きありがとうございました!
m(_ _)m

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上記の内容と併せて実務で活かすという視点では下記の参考図書も合わせてみるとアイディアが膨らみます(‘ω’)ノ

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