今回はスケジュール管理のやり方について解説します。
スケジュール管理がイマイチうまくいかない…
スケジュール管理はビジネスマンの基本ですが、手帳やスマホを使って試行錯誤をするも、意外と苦手意識を持つ人は多いです。
実際、若手社員で悩み相談をもらったり、自分自身も1年目の時はスケジュール管理でだいぶ苦労しました。。
そこで！本記事では、スケジュール管理の効果的なやり方を手帳・スマホの両方を踏まえて徹底解説！
手帳好きかつガジェット好きとしてそれぞれ使ってきた手帳とスマホ、それぞれのメリットや向いている人の特徴、実践のコツまで分かりやすく解説します！
また、誰でも簡単にできる手帳術・アイディアもご紹介しますので、苦手意識がある人はぜひお試しください٩( ‘ω’ )و
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：国家資格キャリアコンサルタント
●実績：手帳歴18年 | 自作歴10年| デジプラ歴2年
●属性：30代2児の父 | 7つの習慣の資格も保有
目次
誰でも出来る！スケジュール管理のポイント！
まずは「スケジュール管理のポイント」です。
結論から言うと、効果的なスケジュール管理を行うために以下のポイントを押さえられれば手段はどのようなものでもOKです！
- タスクの洗い出しと優先順位の設定
- 所要時間の見積もりとスケジュールへの反映
- バッファタイムの確保
まず、全てのタスクをリストアップし、重要度や緊急度に基づいて優先順位を決めます。
そして、各タスクに必要な時間を見積もり、スケジュールに組み込みます。
さらに、予期せぬ事態に備えて、スケジュールに余裕を持たせることをします。
これにより、急な変更やトラブルにも柔軟に対応できる 効果的なスケジュール管理が可能となり、業務効率の向上やストレスの軽減につながります。
これらをどのように手帳やスマホで実現するかを考えます。
頭では理解するものの社会人1年目の時はこれが全く実践できませんでした。
手帳でスケジュール管理するメリット
まずは「手帳を使った時の場合」です。
手帳を用いてスケジュールを管理することには、デジタルツールにはない多くの利点があります。
以下に主要なメリットを紹介します。
メリット1：すぐにメモやタスクを書き込める
メリットの1つ目は「即時性」です。
手帳は、思いついたときに即座にメモやタスクを書き込める点が大きな利点です。
スマートフォンやパソコンの場合、デバイスの起動やアプリの立ち上げが必要で、操作に時間がかかることがあります。
一方、手帳であれば、ページを開いてすぐに書き込むことが可能で、何よりも手帳を机に開きっぱなしにすることができます。
これが意外と盲点ですが、使ってみると忙しい時ほど重宝する機能です。
また、手書きすることで記憶に残りやすく、頭の中の整理がしやすいというメリットもあります。
そのため思い立った時にスケジュールを書く・思い出す・追加するが容易な点が一番のメリットです。
メリット2：充電が不要でバッテリー切れがない
メリットの2つ目は「持続可能なこと」です。
手帳は電源を必要としないため、バッテリー切れの心配がありません。
スマートフォンやタブレットは便利ですが、バッテリー残量を気にしなければならず、充電が切れるとスケジュールの確認や追加ができなくなります。
特に前述の開きっぱなしにできるというのはこの充電不要な点が大きいです。
その点、手帳はいつでもどこでも使用可能で、電源が確保できない場所や長時間の外出時にも安心して利用できます。
メリット3：余計な情報が目に入らない
メリットの3つ目は「集中する仕組み」です。
手帳を使用することで、余計な情報に惑わされずにスケジュール管理が可能です。
スマートフォンでスケジュールを確認しようとすると、通知や他のアプリの存在が気になり、集中力が削がれることがあります。
一方、手帳は純粋にスケジュールやメモの記入に特化しており、他の情報に邪魔されることがありません。
これにより、自分の時間やタスクに集中しやすくなり、効率的なスケジュール管理が可能となります。
さらに、手帳はネット環境が不要で、フォーマットにとらわれずラフにメモができるため、アイデアを自由に表現することができます。
確かに手帳に書き込んでいる時ってすごく集中できる
スケジュール管理を手帳にするべき人の特徴
では「手帳を使うべき人」はどんな人か。
手帳でのスケジュール管理をするべき人は、下記のような条件に合った場合は手帳一択です！
特徴①: 紙やアナログの質感を重視する人
まず１点目は「質感が好きと言う人」です。
紙の手触りや書き心地を大切にする人にとって、手帳は理想的なツールです。
手書きで予定やタスクを記入することで、情報が記憶に残りやすく、思考の整理にも役立ちます。
また、ページをめくることで全体のスケジュールを視覚的に把握でき、デジタルデバイスとは異なる直感的な操作感があります。
さらに、自分好みにカスタマイズできる点も、紙媒体の魅力です。
特徴②: メモ・タスク管理を頻繁にする人
2点目は「メモ・タスク管理に力を入れたい人」です。
会議中の議事録やアイデアのメモなど、頻繁に書き留める必要がある人にとって、手帳は便利なツールです。
手帳なら、思いついたときにすぐにメモを取ることができ、情報の整理や振り返りが容易です。
また、手書きのメモは視覚的な記憶を助け、情報の定着を促進します。
さらに、手帳はカスタマイズ性が高く、自分のスタイルに合わせて使いやすく工夫できます。
特徴③: スマホで時間を浪費しがちの人
3点目は「時間を浪費しがちな人」です。
スマートフォンでのスケジュール管理は便利ですが、通知やアプリに気を取られ、時間を浪費してしまうことがあります。
その点、手帳は余計な情報が入らず、スケジュールやタスクに集中できます。
また、手帳を使うことで、デジタルデトックス効果も期待でき、心のリフレッシュにもつながります。
これらの理由から、スマホで時間を浪費しがちな人には、手帳でのスケジュール管理が効果的です。
ワタシは気づくとYoutubeを見てしまっています。。
スマホでスケジュール管理するメリット
次に「スマホを使った時の場合」です。
スマートフォンを活用したスケジュール管理には、以下のような利点があります。
メリット1：PCと同期が簡単にできる
メリットの1つ目は「PCとの同期」です。
スマートフォンのスケジュールアプリは、パソコンとの同期が容易に行えます。
これにより、オフィスではパソコン、外出先ではスマホといった使い分けが可能となり、どのデバイスからでも最新のスケジュールを確認・編集することができます。
例えば、Googleカレンダーなどでスマホで入力した予定が即座にパソコンにも反映され、デバイス間のシームレスな連携が実現します。
このように、スマホとパソコンの同期が容易であることは、スケジュール管理を作り確認するという点に大いに役立ちます。
メリット2：誰とも共有がしやすい
メリットの2つ目は「共有のしやすさ」です。
スマートフォンのスケジュールアプリは、他人との予定共有が簡単に行えます。
仕事のプロジェクトや家族のイベントなど、関係者全員が同じスケジュールをリアルタイムで確認できるため、連携がスムーズになります。
Googleカレンダーで特定のカレンダーを共有し、メンバーが各自の予定を追加・編集することが可能です。
これにより、会議のスケジュール調整や家族の予定確認が容易になり、コミュニケーションの効率化が図れます。
メリット3：リマインダーなどの機能の拡張ができる
メリットの3つ目は「リマインダー」です。
スマートフォンのスケジュールアプリは、リマインダー機能や通知設定など、多彩な機能拡張が可能です。
これにより、重要な予定やタスクを忘れずに実行する仕組みも作れます。
例えば、会議の開始時間前に通知を設定したり、タスクの締め切りをリマインドすることで、時間管理がより効果的になります。
また、場所に基づくリマインダーを設定すれば、特定の場所に到着した際に通知を受け取ることも可能です。
確かに同期・共有・通知などは紙の手帳だと難しいかもね
スケジュール管理をスマホにするべき人の特徴
では「スマホを使うべき人」はどんな人か。
スマートフォンを活用したスケジュール管理は、以下のような特徴を持つ人々に特に適しています。
特徴①:多くの人と共有する必要がある人
1点目は「多くの情報を共有したい人」です。
プロジェクトチームや家族、友人など、多人数とのスケジュール共有が必要な場合、スマートフォンのスケジュールアプリは非常に便利です。
例えば、GoogleカレンダーやTimeTreeなどのアプリを使用すれば、複数のカレンダーを作成し、それぞれのグループで予定を共有することが可能です。
これにより、予定の重複や調整の手間を省くことができ、コミュニケーションの効率化が図れます。
さらに、これらのアプリはリアルタイムでの更新や通知機能を備えており、最新の情報を即座に共有できます。
特徴②:ミニマリストの人
2点目は「モノを持ちたくない人」です。
持ち物を最小限に抑えたいミニマリストにとって、スマートフォンでのスケジュール管理は理想的です。
スマホ一台でスケジュールだけでなく、連絡先やメモ、タスク管理など、複数の機能を集約できます。
これにより、物理的な手帳やメモ帳を持ち歩く必要がなくなり、荷物を軽減できます。
また、デジタル化されたデータは検索や編集が容易で、スペースを取らずに大量の情報を管理できます。
シンプルで効率的な生活を追求するミニマリストにとって、スマホでのスケジュール管理は非常に有用です。
特徴③: 細かなタスク管理が不要な人
3点目は「あまり忙しくない人」です。
日々のスケジュールが比較的シンプルで、細かなタスク管理が必要ない人にとって、スマートフォンのスケジュール管理で十分です。
基本的な予定の追加やリマインダー設定、通知機能など、必要最低限の機能が揃っており、複雑な操作を必要としません。
また、デバイス間の同期やクラウドバックアップも自動的に行われるため、データの紛失リスクも低減されます。
このように、細かなタスク管理が不要な人にとって、スマホでのスケジュール管理は手軽で効果的な方法と言えます。
逆にタスクに追われる忙しい人には不向きです
スケジュール管理のコツ！
続いて「スケジュール管理のコツ」についてです。
ワタシは手帳もスマホもどちらも使っていますが、主なスケジュール管理は手帳です。
そのため、今回は誰でもすぐにマネられる手帳を使ったスケジュール管理のコツをご紹介します。
- スマホ×手帳の良いとこどりをする
- 1日の流れをバーチカルで把握する
- スケジュール×タスクをセット管理
- タスクのマイルールを持つ
できることからぜひ取り入れてみてください！
コツ1: 色々試して良いとこどりする。
まず１点目は「手帳とスマホの良いとこどり」です。
スケジュール管理の方法は人それぞれであり、自分に最適な方法を見つけることが重要です。
先に、スマホと手帳の比較をしましたが、必ずしもどちらかに絞り切る必要はありません。
ワタシは下記のような棲み分けです。
- 手帳 （メモ・検討用)
→あらゆる情報を書き殴り、その中でスケジュール管理も行う - スマホ (共有用)
→家族や仕事での必要最低限の共有事項を入力
手帳やデジタルツール、アプリなど、さまざまな方法を試し、それぞれの利点を組み合わせることで、最適な管理スタイルを確立できます。
一つで絞るのも良いですが、良いとこどりするというのも考え方の一つです。
確かに大なり小なりデジタルで共有する部分は必要だよね
コツ2: 1日の流れをバーチカルに計画
2つ目は「バーチカルに管理」です。
バーチカルとは「垂直な」という意味の英語で、スケジュール帳では時刻の目盛りが書かれているものをバーチカルと呼びます。
バーチカルを使うメリットは、視覚的に予定を把握できることです。
具体的な1日の予定を縦に書いていきます。
会議や外勤などすでに決まっている予定から書いていくと、空いている時間がわかります。
空白の部分に事務作業や1人で行う仕事を当てはめていくことで、効率よくスケジュール管理できます。
手帳は週間バーチカルタイプのものが人気だよね
コツ3: スケジュール×タスクをセットで管理
3つ目は「即タスク化」です。
個人的に最も大事だと感じるのは、スケジュール管理はタスク管理と同時並行して行うことです。
スケジュールを確認する中で
「あ、あれ、やらなきゃいけないんだった！」
と思い出したものはすぐにその場でタスクリストに記載します。
これをすることで、細かなタスクの漏れがなくなると同時に、書いて思いついたアイデアを具現化することも容易です。
さらに色ペンなども使いながらスケジュールやタスクを管理できると視覚的にも見やすく機能的です。
この点ではタスクが多く書き込める1日1ページタイプの手帳が使いやすいですよ。
コツ４: タスク管理のマイルールも作る
4つ目は「タスク管理の行い方」です。
これは結論、タスクを4つの領域に分けて管理するやり方がおすすめです。
これは時間管理のマトリクスという考え方で、ビジネスではタスク管理でよく使われる汎用的な手法です。
これを手帳でのタスク管理に応用することで抜けもれなく優先順位をつけた仕事管理ができます。
普段、意識できていない人は下記のタイムマネジメントとセットで考えると日々の効率が飛躍的に上がります。
スケジュール管理をしやすいおすすめ手帳！
さて、最後に「スケジュール管理に合う手帳」をご紹介です。
結論としては
「スケジュール管理に力を入れたい！」
という人は1日１ページ型の手帳を強くおすすめします！ただ、
「正直、どの手帳を使えばいいかよくわからん！！」
という方はぜひ下記の手帳をまずは手にとって合うモノを選んでみてください！
良くも悪くもいっぱい手帳があるから迷っちゃうんだよね
おすすめ①：ビジネス系の手帳(高橋手帳/Noltyなど）
ビジネス利用であればシェアNo1のこれがオススメ。
他にも色々なNoがあり、中身を見ると色々な人に向けた内容があります。
特にビジネスで使っていきたいという人であればコスパ良く導入ができます。
「初めて手帳を使う！でも何が良いかわからない！」
という若手ビジネスマンはとりあえず業界最大手の高橋手帳から試してみましょう。
おすすめ②：日常使い系の手帳(ほぼ日やジブン手帳など)
またプライベートでも毎日ガシガシ使いたい！という方にはほぼ日やジブン手帳などがオススメ！
ほぼ日手帳も何種類かタイプはありますが、自由度が高く色々な活用例があります。
まずは公式サイトにあるみんなの使い方(活用法)で例を見ながら活用するのがオススメ
おすすめ③：目標設定の特化型手帳(フランクリンプランナーなど）
あとは人生の長期プランを計画したい！タスク管理を上記の方法で実践したい！という方にはこちらがオススメ！
特に7つの習慣が好きという人であれば、7つの習慣の実践ツールとしてもフランクリンプランナーはオススメです！
スケジュール管理が苦手な人はバインダー形式ではなく、運用が楽なオーガナイザーから試してみるのが良きです。
その他のおすすめ：手帳を自作する
また、さらに応用した方法として自作という考え方もあります。
上記のような手帳の
「いいとこどりをしたい！」
「自分に合うようにカスタマイズしたい！」
という方は自分で手作り手帳を作ってしまうというやり方が実は一番のオススメです！
また、その応用編として、アナログの良さはそのままにデジタルの良さも組み合わせたデジタルプランナーという手段もあります。
突き詰めて考えていくと自分に完全カスタマイズするなら自作が一番です！
さいごに
本記事では、手帳を使って上手にスケジュール管理をするコツをご紹介しました。
スケジュールやタスクの管理は、自分にあった方法を見つけることで漏れを防げます。
スケジュール管理が苦手だ…という方はまずは、上記のポイントをそのままマネるところから始めてみてください！
今回ご紹介した方法を実践しスケジューリングを極めて、人生を思うがままにコントロールしちゃいましょう！٩( ᐛ )و
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
