今回は”7つの習慣”の『第3の習慣』の実践法をまとめます。
7つの習慣は読んでみたけど、実践に移せていない…
そんなことを思う人も少なくないのではないでしょうか。
7つの習慣は例示も多く理解もしやすいのですが、
意外と抽象的な話が多く具体のアクションに落としづらいです。
「一体どうすれば日常の行動に応用できるのか」
こんなことを思う人のために、第3の習慣を実践するコツをまとめてみました！
今回は7つの習慣歴14年、7つの習慣セルフコーチング認定コーチのワタシが
学んだコトに独自の解釈も交えながら日々の実践につながるヒントをお伝えしてまいります。٩( ᐛ )و
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：7つの習慣セルフコーチング認定コーチ
●実績：手帳歴は17年 | 自作の手帳歴は9年
●属性：30代2児の父 | キャリアについて勉強中
目次
7つの習慣における「第3の習慣」とは
７つの習慣における「第3の習慣」の概要から考えます。
「第3の習慣」は端的に言えば「効果的なタイムマネジメント」がメインテーマです。
この習慣がマスターできれば、日々の時間管理の術を会得することができます。
「ではどうやればいいか？」
結論としては下記の3つのキーワードを理解して実践ができればOKです。
- 緊急性と重要性のマトリクス
- 第Ⅱ領域
- デレゲーション
ただ、初見だと
「それぞれの言葉の意味がわからん！」
という方が大半だと思うので、下記で用語の意味と合わせて実践ポイントについても解説していきます。
上記のキーワードを押さえてぜひ、日々の実践に繋げてみてください！！
7つの習慣の資格取得をして分かったポイントを公開していきます！
第3の習慣の実践ステップ
それでは、第3の習慣の「実践ポイント」について触れていきます。
これは端的に言うと、下記の3つの実践ができればOKです。
順番に触れていきます。
STEP1: 時間管理のマトリクスを導入する
まずはじめに「時間管理のマトリクスを導入」です。
第3の習慣を実践する際には、効果的な時間管理を行うにあたり、まずは緊急性と重要性という2軸でものごとを考えます。
具体的には、緊急性と重要性のマトリクスという表現を使い、下記のようにタスクを４領域を分けます。
この４つにカテゴリー分けをした上で、どういうタスクがここに入るかというと下記のようなイメージです。
- 【Ⅰ】重要かつ緊急なこと
→顧客/クレーム対応など待ったなしの対応 - 【Ⅱ】重要だが緊急でないこと
→読書や計画など後々、影響がでる行動 - 【Ⅲ】重要でないが緊急なこと
→自分に関係ない急な依頼対応など - 【Ⅳ】重要でなく緊急でもないこと
→ネットやテレビなどその場しのぎのストレス発散など
第3の習慣では、このうち右上の領域を第Ⅱ領域と呼びここをどれだけ意識的に実践できるかが論点になります。
そもそも、この整理の仕方を知らないと、使い方のイメージが湧きづらいですよね
STEP2: 第Ⅱ領域に集中するイメージを持つ
続いて「目指すべきゴールイメージ」についてです。
重要性・緊急性のマトリクスの実践も、やってみると難しくすぐには馴染みません。
現実問題、緊急度の高い案件が多く、思い描くように第Ⅱ領域のタスクをうまく設定し消化する回路になりません。
このマトリクスを使いこなすためには、まず「自転車操業の回路」と「前倒しの回路」の２つを理解するところからはじめるのが良いです。
「自転車操業の回路」とは何かというと、日々目の前の仕事に追われる状況です。
具体的にいうと緊急性も重要性も高いタスク(Ⅰの領域)が溢れかえって毎日を追われて、振り回さている状況です。
そうなると結果的にストレス発散の浪費活動(Ⅳの領域)も増える状況に陥ります。
一方で「前倒しの回路」とは事前に見通しをもって活動ができ全てをコントロールしているためストレスフリーな状態です。
これは具体的には、事前に重要なタスク(Ⅱの領域)に時間を割いて計画を立てて実行できている状況です。
このように未然に対策を立てられると緊急対応にも早急に対応でき、バッファを設けやすく余裕がうまれます。
そのため、日々の時間管理で肝になるのは、重要性は高いが緊急性が低いもの(第二領域)に如何に時間資源を投下できるかです。
例えば、事前の対策に時間を当てたり、未然に解消するための方法について学ぶことで緊急な対応を減らすことができます。
わかっちゃいるけどできないんだよなー。。
STEP3: デレゲーションを取り入れる
最後に「デレゲーションの実践」です。
これを実践することで第Ⅱ領域に時間を多く当てることができます。
ちなみに、あまり一般的でないこのコトバの意味は「他者への仕事の委任」という意味合いです。
端的にいえば、人に任せて抱えるタスクを外注することです。
特に、第Ⅰ・Ⅲ領域などの緊急性が高いものなどは周りにもタスクを分散して自分の手をあげることが大事です。
本当に大事なことを考え抜き、自分が注力すべき領域（第Ⅱ領域）に時間を割くためです。
このためには、周りと協業して、自分で抱えこむことから脱却することがマストです。
緊急案件自体をなくすというアプローチもなくはないですが、起きてしまうことは仕方ないので、緊急対応の対処を周りを巻き込んで考える方が現実的です。
ポイントは如何にして、自分で抱え込まずに周りの人を巻き込んで協業の形にもっていけるかです。
この極意は実は、この後の第４・５・６の習慣にもつながります。
ちなみにこの必要なことに集中する考え方は”エッセンシャル思考”という書籍の思考法にかなり近いです。
この回路を意図して自分で作れるようになれば、ペースを乱さずに日々を過ごせます
第3の習慣の実践アウトプット例
では、最後に「日常でのアウトプット例」について触れていきます。
頭で活動のイメージができてもアクションをしなければ意味がありません。
アクションをするには具体的なイメージがないと行いづらいです。
そのため、今回はワタシが手帳で実践している下記３つの具体例を示しますのでご参考にしてみてください！
具体例1：目標をタスクレベルに分解する
1つ目が「目標のタスク分解」です。
そもそも、何が自分にとって重要な行動かがわからないと、計画も評価もできません。
まず前提として第Ⅱ領域の活動は下記の流れで実践するのが良いです。
- ミッションの見直し
- 役割の確認
- 役割の目標設定
- スケジューリング
- タスク取捨選択・計画
- 週ごとの自己評価
これを日々の活動に落とし込むために①②③の部分から実行する必要があります。
この点、まずは第2の習慣で実践した目指す状態・目標を起点に重要なタスク・アクションを考えます。
これによって、そもそもの第Ⅱ領域の具体的な内容を明らかになります。
これによって、緊急性の高い案件をもってバタバタする環境であっても、あるべき状態に向けて毎日振り返って、あるべき状態に是正していけます。
目標とかって大体その場その場で考えて終わりみたいなことが多いな
具体例2：タスク管理のルールを組み込む
2つ目が「タスク管理の手帳術」です。
上記の具体例1を踏まえて、セットで考えたいのが下記の点です。
- ミッションの見直し
- 役割の確認
- 役割の目標設定
- スケジューリング
- タスク取捨選択・計画
- 週ごとの自己評価
目標設定をした後は、それを日々の活動に落とし込むと、④⑤⑥の部分に落とし込みます。
これは手帳を使うことで実践がしやすくなります。
具体的には、毎日使う手帳で下記のルールを取り入れます。
- ルール①
→タスクを緊急性と重要性のマトリクスで分ける - ルール②
→実行・先送り・委任をチェックをして視覚化する - ルール③
→毎晩、タスク実践の振り返りの時間を作る
上記を実践することで、毎日のタスク管理の効率が上がり、先で述べたように自転車操業を脱却できます。
具体的には下記の記事でもまとめています。
タスク管理と手帳は非常に相性が良いです
具体例3: 第3の習慣に特化して読む
3つ目が「アクションに特化した書籍の利用」です。
また、7つの習慣は、各習慣に特化してまとまった書籍やオーディブルが存在します。
このシリーズは7つの習慣の各習慣ごとに実践的なアドバイスを１冊にまとめています。
下記、目的を1つの習慣に絞って読むとアクションを実施がしやすいです。
実際ワタシもオーディブルで聴きながら、下記のようにまとめて手帳に入れています。
項目数は多いですが、１つ１つの章はコンパクトにまとまっているので、さほど時間をかけずに実践ポイントがわかります。
Kindleで読んだり、Unlimitedで無料で読むことも可能ですが、特におすすめなのは、オーディブルでの聴く読書。
オーディブルならば倍速で読むと1時間ちょっとで読み切れます。初めての人は無料トライアルも使えます。
忙しい、社会人であればオーディブルで通勤の往復時間などを使うと1日でインプットすることも可能だったりします！٩( ‘ω’ )و
無料かつ1日でサクっと網羅できちゃうのがめちゃくちゃいい感じです！
まとめ
以上「第3の習慣」を実践するポイントに関してでした！
本が大嫌いだった私も結果的に読書をするようになってきたのはこの書籍の影響によるところが大きいです。
また、この考え方を軸に、手帳を自作して、行動の仕組みを作ったら人生が変わりました。
本当に本の出会いで自分の人生ってガラッと変わるもんですね。
今後も自分の人生を好転させる生き方を共に模索して実践していきましょー٩( ᐛ )و
ご精読頂きありがとうございました。
m(_ _)m
