今回は“時間管理の仕組”について言及します。
毎日の時間をもっと効率的に使いたい。。
日々、忙しいビジネスマンや共働きの人、育児にバタバタな主婦など、時間に追われる人ほど
「時間をもっと有効活用したい…」
と、時間のうまい使い方について考える人も多いかと思います。
自分自身、結婚して子供がうまれてから、時間管理について悩む機会が増えました。。
ただ、得意の手帳術でもなかなか、時間管理をうまく扱うことができませんでした。
時間管理がうまくできない…
「どのタイプの手帳を使ってもピンとこない。。」
こんなことを長年感じていたのですが、最近手帳に加えて時間管理アプリを使うコトでこれが解決できました！
そこで！今回は手帳と時間管理アプリ(Toggl)を6年間、使っているワタシおすすめの時間管理ツールを扱うコツをお伝えします！
時間の有効活用をもっと行いたい…！と考えている人は、ぜひ参考にしてみてください！(‘◇’)ゞ
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：国家資格キャリアコンサルタント
●実績：手帳歴18年 | 自作歴10年| デジプラ歴1年
●属性：30代2児の父 | 7つの習慣の資格も保有
目次
時間管理はアナログ？デジタル？
まずは「時間管理のやり方」から触れていきます。
時間管理のやり方は大きく下記の2種類があります。
- 手帳などを使ったアナログでのやり方
- アプリなどを使ったデジタルでのやり方
ワタシは何年もどちらも使っているのですが、特徴としては以下の整理です。
| アナログ (例: 手帳を利用) | デジタル (例: アプリを利用) | |
| 概要 | 紙に時間をメモして、思い出してまとめる | デジタルで時間を打ち込み自動集計データを元にまとめる |
| 良い点 | 日々使う手帳などに入れ込むことで習慣化しやすい | ツールが集自動集計してくれるので、振り返りがしやすい |
| 悪い点 | 集計がしづらく思い出しにくい | 習慣化させるのが難しい |
これは良い悪いではなく、単純に特徴は表裏一体で一長一短です。
ただ、先にお伝えしたいのは、アナログとデジタルは補完関係にあり、必ずしもどちらかに絞りきる必要もないです。
ちなみに、ワタシは時間管理をアナログとデジタルのハイブリッドで行っています。
個人的にハイブリッド型は、コツさえ掴めば、誰でも簡単に楽しく時間管理ができます。
ハイブリッド型って初めて聞いたわ
時間管理おすすめアプリ(Toggl Track)
では早速おすすめの「時間管理アプリ」からまとめます。
時間管理アプリやソフトは調べると色々でてきますが、無料で使えるオススメは断然「Toggl Track」です。
Toggl Trackは2006年からサービスを開始し時間記録系のアプリです。
シンプルかつ、直感的に使えて、個人利用であれば無料アカウントで全く問題ないです。
登録したプロジェクト(分類)とタスク(項目)ごとの時間を記録し、自動で集計してレポーティングしてくれます。
特にブロジェクト(分類)は自分の分析したい目的に合わせて設定するのがオススメです。
なお、使えるデバイス環境としても2024年現在、以下の通りで、ほぼどのデバイスでも使えます。
さらに、このソフトのすごいのが、無料アカウントであってもToggl Trackと別ソフトをAPIの連携(外部ソフト連携)までできます。
そのため、自分でプログラミングが多少できれば、色々なソフト連携までできちゃいます。
本家サイトの説明は英語表記にはなりますが、解説するページも多いので検索すれば問題ないです。
そもそもの機能がシンプルなので、操作で迷うことは少ないと思います。
Toggl Trackの機能は本当に無料でいいの？というレベルのものばかりです。
誰でも簡単に時間管理を行うコツ
続いて「時間管理の扱い方」についてです。
ワタシは時間管理を行うツールは前述のアプリ(Toggl Track)と手帳の両方を使っています。
長年やる中で、下記の３つのコツを掴めば、時間管理はかなり行いやすくなると感じています。
順に触れていきます。
コツ①: アプリで入力するクセをつける
まずは「時間の履歴を残すクセ作り」から始めます。
前提として、時間の流れがデータとして残らないと管理もクソもありません。
そのため、時間管理を行うにあたり、このクセ作りが最重要なポイントですが
この点では絶対にデジタルの管理ソフトを使った方が良いです。
なぜかというと
- パソコン
- スマホ
- ウォッチ
と、ビジネスでもプライベートでも、外でも中でも、どんなシーンでも入力がしやすいです。
これはデジタルにしかできないです。
これをアナログで全部追跡して履歴を残すのは不可能です。
そのため、やることとしては、管理ソフトにいれるだけ。
特にApple Watchを使う人は「Apple Watch版 Toggl Track」を活用するのがとても良いです。
仕事中や外出中であってもスマートウォッチなどを使うとどこでも3秒でタスクの入れ替えが可能です。
まずはアプリを使ってデータを残すという習慣作りから始めましょう。
個人的にはToggl Trackを激推ししますが、他のツールを使うでも問題はないです。
とにかく自分に合ったログを残すクセを作ることが一番のコツです！
なかなか、ここの習慣化・クセ作りができないんだよね。。
コツ②: 時間管理のマトリクスと手帳を使う
次に「目標設定と手帳活用」です。
STEP①で時間を入力する習慣ができればあとは、それを管理するだけです。
管理するにあたり、留意するべきことは
「目標時間に対して差はどの程度か」
という基準になる軸を持つことです。言い換えれば目標を作るということです。
目標設定の仕方は人それぞれですが、ネットを調べれば、時間管理の手法はいっぱいでてきます。
ポイントは管理したい分類を自分なりに作ることと、時間管理ソフトの分類と手帳で書き出す項目を揃えることです。
これによって、アプリで管理した数字をそのまま該当箇所を確認して移せばいいだけの簡単な仕組みができます。
特に、分類分けの考え方は時間管理のマトリクスという考え方を使うのがおすすめ。
緊急性はないけど、自分にとって重要なことをあぶり出して、分類分けします。
具体的には7つの習慣（特に第3の習慣と第7の習慣)を参考にするのが良いです。
家計管理も型ができると楽しくなってくるよね
コツ③: 定期的に振り返ってPDCAを回す
最後に「時間管理の定期的な振り返り」です。
これも言わずもがなですが、目標に対して、どの程度の時間が達成できているかは都度、確認する必要があります。
個人的には、時間管理をつけるのは月に1回程度にして、月毎の数字を振り返ります。
そして、３ヶ月に一度、数字の振り返りを家族で行い、次の３ヶ月感の使い方についてこのままで問題ないかを確認します。
その上で、振り返りや、今後の実践の方向性については、手帳のコメント欄に記載して次に向けて数字を積み上げる計画を作っていきます。
あとは、定期的に数字を入力して目標との差異を振り返ってを繰り返すルーティンを作ればOKです。
とはいえ、ゼロベースで参考になるものがないと効率があがらないとと思うので、時間管理の考え方は下記がとても参考になります。
まずはちょっとしたものでも見える化して話す機会を増やしたいですね
まとめ
以上「手帳とアプリを使った時間管理術」でした！
時間管理やタイムマネジメントって一見難しそうで面倒そうに見えますが、やっていることは意外とシンプルで難しくないです。
また、見える化してみることで漠然とした時間の出入りが見えて、目標達成に向けて何が足りていないか客観的に理解できるので万人にオススメです。
上記の手帳とアプリを使った手軽な運用で、なりたい状態に近づく仕組み・習慣を創っていきましょー！
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
【参考】自作手帳のリフィル一覧
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