今回は“時間管理の仕組”について言及します。
毎日の時間をもっと効率的に使いたい。。
日々、忙しいビジネスマンや共働きの人、育児にバタバタな主婦など、時間に追われる人ほど
「時間をもっと有効活用したい…」
と、時間のうまい使い方について考える人も多いかと思います。
自分自身、結婚して子供がうまれてから、時間管理について悩む機会が増えました。。
ただ、得意の手帳術でもなかなか、時間管理をうまく扱うことができませんでした。
時間管理がうまくできない…
「どのタイプの手帳を使ってもピンとこない。。」
こんなことを長年感じていたのですが、最近手帳に加えて時間管理アプリを使うコトでこれが解決できました！
そこで！今回は手帳と時間管理アプリ(Toggl)を8年間、使っているワタシおすすめの時間管理ツールを扱うコツをお伝えします！
時間の有効活用をもっと行いたい…！と考えている人は、ぜひ参考にしてみてください！(‘◇’)ゞ
時間管理は手帳？アプリ？
まずは「やり方」から触れていきます。
時間管理のやり方は様々あるので、まずはここの整理からしていきます。
手帳とアプリのメリット・デメリット
まず「手帳とアプリのメリデメ」です。
時間管理のやり方は大きく下記の2種類があります。
- 手帳などを使ったアナログでのやり方
- アプリなどを使ったデジタルでのやり方
ワタシは何年もどちらも使っているのですが、特徴としては以下の整理です。
| アナログ (例: 手帳を利用) | デジタル (例: アプリを利用) | |
| 概要 | 紙に時間をメモして、思い出してまとめる | デジタルで時間を打ち込み自動集計データを元にまとめる |
| 良い点 | 日々使う手帳などに入れ込むことで習慣化しやすい | ツールが集自動集計してくれ、振り返りがしやすい |
| 悪い点 | 集計がしづらく思い出しにくい | 意外と習慣化しづらい |
これは良い悪いではなく、単純に特徴は表裏一体で一長一短です。
手帳×アプリのハイブリッドの時間管理とは
次に「ハイブリッドでの利用」です。
時間管理の特徴はメリデメで書いた通りですが、ここで注目したいポイントは
「アナログとデジタルは補完関係にある」
という点あり、必ずしもどちらかに絞り切る必要もないという点です。
ちなみに、ワタシは時間管理をアナログの手帳とデジタルのアプリのハイブリッドで行っています。
個人的にハイブリッド型は、コツさえ掴めば、誰でも簡単に楽しく時間管理ができます。
ハイブリッド型って初めて聞いたわ
時間管理おすすめアプリ Toggl Track
続いて「おすすめの時間管理アプリ」です。
時間管理アプリの中でも、いろいろ使いますが「Toggl Track」がシンプルで最も使いやすいです。
「Toggl Track」は2006年からサービスを開始し時間記録系のアプリです。
シンプルかつ、直感的に使えて、個人利用であれば無料アカウントで全く問題ないです。
登録したプロジェクト(分類)とタスク(項目)ごとの時間を記録し、自動で集計してレポーティングしてくれます。
実際パソコンでは3年以上使っていますが、特に不満もなく時間管理をすることができています。
主な特徴として、ワンタップでタイマーを開始・停止でき、プロジェクトやタスクごとに時間を記録・管理できます。
データはスマートフォンやPCなど複数のデバイス間で同期され、外出先でも作業時間の確認や記録が可能です。
無料プランでも基本的な機能が充実しており、TogglはApple Watchなどでも使えてすぐにトラッキングができます。
また、カスタマイズするためにTogglデータをAPIで参照して自分でレポートを作るなどの応用までできちゃいます！
本家サイトは英語表記で少し、とっつきづらいですが、解説サイトも多く実際に試してみればすぐになれます。
手帳×アプリの時間管理術のやり方
次に「時間管理のやり方」についてです。
具体的には下記の３ステップで実践すればOKです。
- STEP1: 時間管理の目的・目標を書き出す
- STEP2: アプリを使ってトラッキングする
- STEP3: 手帳に履歴を転記して振り返る
順に触れていきます。
STEP1: 時間管理の目的・目標を書き出す
まず、時間管理を始める前に、自分が何を達成したいのかを明確にすることが重要です。
具体的な目標を設定することで、日々の行動が目的に沿ったものとなり、時間の使い方に優先順位をつけやすくなります。
逆にこれをせずに
「とりあえず現状の時間をあぶり出す！」
ということで目的なく時間管理をすると2週間くらいで挫折します。
そのため、例えば、資格取得や新しいスキルの習得、副業の開始、家族時間の増加などざっくりでも目標を書き出してみましょう。
これにより、何のために何をどれくらいの時間使うかと方向性が定まり、効果的な時間管理ができます。
実際、私は目的なく時間管理しはじめ一度挫折しました。。
STEP2: 時間管理の習慣をつける(アプリ推奨)
次に、日々の活動を詳細に記録するために、時間のログをとる習慣を作ります。
家で作業している時も、仕事場で仕事をしている時も、移動している時もどこでもログをすぐに残せるかどうかがポイント。
特に「Toggl Track」は、スマートフォンやPCやスマートウォッチなど複数のデバイスで入力でき・同期が可能です。
各タスクの開始・終了時にタイマーを操作するだけで、作業時間を簡単に計測できます。
これにより、自分がどの作業にどれだけの時間を費やしているのかログを簡単に残すことができ、時間の使い方を客観的に把握することができます。
色々なデバイスで使えるのは習慣化しやすそう
STEP3: 時間を振り返る(手帳推奨)
記録した時間ログは定期的に、振り返りを行います。
特に使用時間を手帳に書き写すことで、視覚的に時間の使い方を確認でき、記憶にも定着しやすくなります。
また、手書きのプロセスを通じて、日々の行動を深く考察する機会が得られます。
週末や月末など、定期的なタイミングで手帳を見返し、目標に対する進捗状況や改善点を整理しましょう。
この振り返り作業により、次の行動計画をより効果的に立てることができ、時間管理の精度が向上します
手帳×アプリの時間管理を続けるコツ
て「時間管理の扱い方」についてです。
ワタシは時間管理を行うツールは前述のアプリ(Toggl Track)と手帳の両方を使っています。
長年やる中で、下記の３つのコツを掴めば、時間管理はかなり行いやすくなると感じています。
順に触れていきます。
コツ①: アプリで入力するクセをつける
まずは「時間の履歴を残すクセ作り」から始めます。
前提として、時間の流れがデータとして残らないと管理もクソもありません。
そのため、時間管理を行うにあたり、このクセ作りが最重要なポイントですが
この点では絶対にデジタルの管理ソフトを使った方が良いです。
なぜかというと
- パソコン
- スマホ
- ウォッチ
と、ビジネスでもプライベートでも、外でも中でも、どんなシーンでも入力がしやすいからです。
特にApple Watchを使う人は「Apple Watch版 Toggl Track」を活用するのがとても良いです。
仕事中や外出中であってもスマートウォッチなどを使うとどこでも3秒でタスクの入れ替えが可能です。
まずはアプリを使ってデータを残すという習慣作りから始めましょう。
個人的にはToggl Trackを激推ししますが、他のツールを使うでも問題はないです。
とにかく自分に合ったログを残すクセを作ることが一番のコツです！
なかなか、ここの習慣化・クセ作りができないんだよね。。
コツ②: 時間管理のマトリクスと手帳を使う
次に「目標設定と手帳活用」です。
STEP①で時間を入力する習慣ができればあとは、それを管理するだけです。
管理するにあたり、留意するべきことは
「目標時間に対して差はどの程度か」
という基準になる軸を持つことです。言い換えれば目標を作るということです。
目標設定の仕方は人それぞれですが、ネットを調べれば、時間管理の手法はいっぱいでてきます。
ポイントは管理したい分類を自分なりに作ることと、時間管理ソフトの分類と手帳で書き出す項目を揃えることです。
これによって、アプリで管理した数字をそのまま該当箇所を確認して移せばいいだけの簡単な仕組みができます。
特に、分類分けの考え方は時間管理のマトリクスという考え方を使うのがおすすめ。
緊急性はないけど、自分にとって重要なことをあぶり出して、分類分けします。
家計管理も型ができると楽しくなってくるよね
コツ③: 定期的に振り返ってPDCAを回す
最後に「時間管理の定期的な振り返り」です。
これも言わずもがなですが、目標に対して、どの程度の時間が達成できているかは都度、確認する必要があります。
個人的には、時間管理をつけるのは月に1回程度にして、月毎の数字を振り返ります。
そして、３ヶ月に一度、数字の振り返りを家族で行い、次の３ヶ月感の使い方についてこのままで問題ないかを確認します。
その上で、振り返りや、今後の実践の方向性については、手帳のコメント欄に記載して次に向けて数字を積み上げる計画を作っていきます。
あとは、定期的に数字を入力して目標との差異を振り返ってを繰り返すルーティンを作ればOKです。
ただ、ここで大事になるのは
「何のために振り返るのか」
という点です。
ここがないと振り返る意味がありません。
そのため、そもそも、今何を目指しているのかゴールイメージや目的・目標をリマインドしながら振り返ることがポイントです。
この点、やりたいことをあぶり出すやりたいリストや目標設計などのシートと一緒に振り返るととても効果的です。
さいごに
以上「手帳とアプリを使った時間管理術」でした！
時間管理やタイムマネジメントって一見難しそうで面倒そうに見えますが、やっていることは意外とシンプルで難しくないです。
また、見える化してみることで漠然とした時間の出入りが見えて、目標達成に向けて何が足りていないか客観的に理解できるので万人にオススメです。
上記の手帳とアプリを使った手軽な運用で、なりたい状態に近づく仕組み・習慣を創っていきましょー！
ご精読頂きありがとうございました！
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