仕事で手帳をもっとうまく使いこなせないものかなぁ。。
仕事での活用ポイントはある程度パターンがあるからまずはそこを押さえると良いよ
仕事で手帳を使っているけど、どうしたらもっと上手く活用できるのか。
こう思うことはありませんか？
そう感じるのは自分なりの型が確立していないことに原因があります。
そのため、今回は仕事で使える手帳を使った型をご紹介します。
「手帳をもっと有効活用して成果を出したい！」
そんなことを思う若手ビジネスマンの一助になれば幸いです！(‘◇’)ゞ
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：国家資格キャリアコンサルタント
●実績：手帳歴18年 | 自作歴10年| デジプラ歴1年
●属性：30代2児の父 | 7つの習慣の資格も保有
目次
成果を出す！仕事で実践するべき７ステップ！
「成果を出すためにはどうすればいいか」
結論から言うと、下記の7ステップができれば成果が出ます。
- 目的とゴールを書く
- 目標と期限を決める
- マイルストーンを置く
- 行動の優先度をつける
- 1日の計画を書き出す
- 1日1回 PDCAを回す
- 学びをTips化する
次から詳細を伝えるので、できることからぜひ取り入れてみてください！
STEP①：目的とゴールを書く
まずは目的やゴールから考えていきます。
仕事が忙しくなると目の前の業務をこなすことに集中して、そもそもの目的やゴールを忘れてしまうことはよくあります。
仕事の目的をあらかじめ考えておき、毎日、1日のはじめに意識することで
「今、何に向けて頑張っているんだっけ？」
ということに立ち返って仕事に集中する回路ができます。
この目的意識がある・ないでこの後のステップに雲泥の差ができます。
何よりも目的意識を持つことは自分自身のモチベーションに直結します。
ちなみに、目的やゴールは、あまり深く考えずに、ふと思い浮かぶようなことでよいです。
年初に立てた目標でも、会社に入社した時の大きなものでも、仕事で作らされた実行計画など
形は問わず正直、何でもよいです。ポイントは
「そうだそうだ、これを意識しなきゃいけないんだ！」
と自分が納得できることを思い浮かべられればばそれでOKです。
まずは手帳に何を目的にしているかを書きましょう。
STEP②：目標と期限を決める
目指すゴールや目的が決まったら、次に具体的な目標に落としていきます。
「ところで目的と目標って何が違うんだっけ？」
と感じる人は以下のように考えてください！
▶️一人前として認知されて、すげぇ！と言われる。
【目標】上記を数字で書き表す
▶️営業目標150%を達成する
端的にいってしまえば、目標は数字化するということです。KGIと言われることもあります。
営業担当などであれば、考えるまでもなくノルマがあると思うのでそれを使えば問題ないです。
営業以外の人でも携わる業務をなるべく数字化してみてください。
数字化ができれば計画も評価もしやすいです。
これと合わせて考えたいのが期限です。
「いつまでに何をするか？」
ということを明らかにします。これを目的と合わせて記載をします。
オススメは１ヶ月ごとにやるテーマを決めることです。
これが出来ると、あとは毎月のテーマに合わせて自分が意識して行動できるかどうかになってきます。
ワタシも今月のマストは仕事の中で使っているなぁ。
STEP③：ステップを明確にする
期限つきの目標が決まったら、次は具体的なステップを考えます。
やることはシンプルで、目標に必要なことを考えてマイルストーンとして設定します。
マイルストーンができたら、それを大体いつくらいまでに実現したいか時期を決めて時系列で並べます。
これだけです。
とにかく上記の目的や目標と合わせてステップも一覧化して全体がわかるようになれば何でもOKです。
目標達成に向けてステップに分解するだけでも、次に何をやらなきゃいけないことが見えます。
やることをブレイクダウンして、ネクストアクションが明確になれば一旦OK。
一覧にすると全体のうち今何をしているかがわかります。
STEP④：タスクに優先順位をつける
次に、優先順位のつけかたです。
ここまできたら手帳に書いた目標や目的、マイルストーンをもとに日々のタスクを一覧化します。
やるべきタスクを優先順位をつけることで、ムダ時間を省き、要領よく仕事をこなせます。
優先順位をつける時は重要性と緊急性の2軸で考えるのがオススメです。
これを使って手帳の中でタスク管理をします。
特にビジネス上では緊急性の高いことが多いと思いますが、意外とおざなりにしがちなのが
自分の体力増進など、長い目で見ると重要だけど緊急性が低い”優先すべきもの(Ⅱの領域)”です。
これを手帳に書き出すと日々”優先すべきもの”がよくわかります。
ポイントはとにかくタスクを細かく分解して書き出すことです。
細かくすることで詳細に状況が見えるのと同時に、タスクの消化がしやすくなり、”仕事した感”を感じられます。
大したことないように見えますが、”仕事した感”はモチベーションを維持するのに超大事な要素です。
タスクを処理して線で消していく時の作業が快感なんだよね
STEP⑤：1日の計画を書き出す
また、1日の計画をどのように設計するかを考えて書き記します。
具体的には何を何分で何を目的にどう行動するかをまとめ、それを踏まえタスク化します。
ポイントは毎朝のルーティーンとして1日のスケジュールの流れを細かく考え、書き出すことです。
毎日のイベント(商談や会議など）ごとに会の目的を書くことで何をするべきかや準備すべきことがわかります。
毎朝3~5分とれれば、それだけでも日々の活動の効率がグッと上がります。
朝に少しでも1日全体のことを考える時間を持てるだけで全然違います
STEP⑥：1日1回 PDCAを回す
そして、大事になるのが毎日の振り返りによる1日1回のPDCAです。
良いことがあった時も思うようにいかずに後悔だらけの時でも必ず文字に起こします。
書き出して振り返ることで、何が良かったのか悪かったのかが明らかになります。
この点、手帳に日記というアプローチも非常に有効です。
1日のことを振り返って書き出してみることで
「意外とそんなに悩むことでもなかった…！」
みたいなことや、現状を打開するための次の打ち手を整理できたりします。
1日1回のPDCAを回す時に一番大事になるのは、1日を振り返る「手帳タイム」を決め打つことです。
その時間になったら必ず振り返りを行うルールにして習慣化します。
これにはアラームを設定して強制的に振り返りタイムを始めるのがオススメです。
1日の終わりにノンカフェインのコーヒーとか紅茶を飲みながらやると落ち着くね
STEP⑦：学びをTips化する
最後にTipsを積み上げる仕組み創りです。
例えば、仕事をしている中で
「これはすげぇ！！」
「なるほどこうやればいいのか！」
と感動することや目から鱗なTipsは、意識すると意外と多いです。
そして、往々にして、その後も似たようなことで感動をしたりします。
つまり、１度感動したことは２度でも３度でも感動できるので、ストックするのがオススメ。
また、Tipsは都度メモしたり、ふせんに書いて、ストックスペースに一時保存します。
これを週末や月末に電子化することで、自分だけの小ネタの宝庫を作れます。
デジタル化すると自分の中で検索したり、共有したり、印刷したりもできます。
ワタシの場合はNotionを使っていますが、スプレッドシートでも正直何でもいいと思っています。
ポイントは自分ならではの気づき集を作って効率化すると共にこの宝庫に愛着を持つことです。
日々のTipsが積み上がっていつでも持ち歩けるのはいいね
より高みを目指すための手帳術(応用編)
上記の手帳術はどのような手帳であれ実践できれば成果はでます！
ただ、上記を自分にとって使いやすく、そしてより高みを目指すためには以下の3点が出来ると尚よしです。
その後のキャリアを中長期の視点で考えるにあたりセットで行うことがオススメです٩( ‘ω’ )و
応用編①：手帳でセルフコーチング
まず1点目が、手帳を使ったセルフコーチングの実践です。
セルフコーチングとは自己対話を通じて自分の気持ちや考えをコントロールする手法の一つです。
このセルフコーチングというスキルは実は、手帳活用ととても親和性が高いです。
詳しくは別の記事でまとめているのとご相談にも乗れるように致しましたので興味がある方はご確認くださいませ。
応用編②：自分の市場価値を分析
そして2点目が、自分の市場価値の分析です。
手帳を活用して成果を出すことができるようになったら、自分の客観的な市場価値も見るようにすると良いです。
手帳を使った自分史など、自分を振り返ることで、自分を客観視する自己分析が簡単にできます。
その上で、下記のミイダスなどの外部サービスも活用して、気軽に市場価値を見るのがオススメです。
転職活動している人は当たり前ですが、転職意思がない人でも、こういったサービスで、自分の市場価値を都度、みておくのは非常に大事です。
応用編③：自分だけの手帳を創る
最後に、手帳術を行うにあたり、最も効率が良いやり方は何か？
これはズバリ、自分で自分に合った手帳を作る！ということです。
何かというと、手帳のリフィルを自作するということです。
「いやいや、面倒すぎるでしょ…」
と感じる方がほとんどだと思うので、自分で自作した手帳はDLできるようにします。
そのためベースになるものは下記でDLして自分なりにカスタムして使うことをオススメします！
下記以外にも、順次、手帳のリフィルは作成していきますので、下記も併せてご参考にしてください٩( ᐛ )و
まとめ
以上、ワタシが今まで実践してきた手帳の活用術でした。
まとめると下記の7点です。
- 目的とゴールを書く
▶️まずは目指すことをどんなことでもいいので書く - 目標と期限を決める
▶️数字化して次なにをするかもセットで書く - マイルストーンを置く
▶️やることを決めて目的・目標と一覧化する - 行動の優先度をつける
▶️緊急性と重要性で分けて考える - 1日の計画を書き出す
▶️毎朝、数分使ってイベントごとの目的を明確にする - 1日1回 PDCAを回す
▶️夜の手帳タイムを作って振り返りの習慣を作る - 学びをTips化する
▶️気づきはまとめて自分だけのTips宝庫を作る
手帳を活用して仕事で成果を上げたい！と思うのであれば、騙されたと思って上記試してみてください！
手帳術のポイントはどんな活用でもいいので、毎日必ず手帳を開いてペンで書く習慣をつけることです！
成果を出すためには『熱意と仕組み』が必要です。
熱意をもって続けることで息を吸うくらい当たり前の習慣になり、結果的に実績が後からついてきます。
また、手帳を自分に合うようにカスタマイズすることで仕組みを簡単に作ることもできます！
難しいことはないので、あとは、できる事からやるだけです！
ご覧いただいている方々の手帳活用のイメージが沸き、素敵な手帳ライフの一歩を少しでもお手伝いできていたら幸いです。(‘◇’)ゞ
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
