今回は、ジブン手帳に触発されて作ったリフィルについて触れます。
普段、どんな手帳を使ってどのようにプロジェクト管理していますか？
巷には、有名な手帳だとほぼ日やジブン手帳、ビジネスマンであれば手帳は高橋、フランクリンプランナーなど多くあります。
今回は月間予定表とプロジェクト管理表を合体させたリフィルを作って公開します！
「いや、そもそも、プロジェクト管理表って何！？」
という人もいるかと思うので、今回は、この自作リフィルの作り方・使い方も含めて記載します。
手帳を自作して前向きになるルーティーンを模索している人の一助になれば幸いです！(‘◇’)ゞ
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：7つの習慣セルフコーチング認定コーチ
●実績：手帳歴は17年 | 自作の手帳歴は9年
●属性：30代2児の父 | キャリアについて勉強中
目次
今回の自作リフィルに関して
さて、今回紹介するのは「月間予定×プロジェクト管理表」です。
ジブン手帳のデザインが好みだったので月間予定のページと月間のプロジェクト管理のページを合体させてみました。
本ブログではこの「月間プロジェクト管理」の効果や作り方/使い方について触れます。
「いやいや、手っ取り早く使えるリフィルがほしいんじゃ！」
という方は下記のリフィルダウンロードも用意しているので、DLして自分好みに修正してお使いください！
ということで、本ブログでは下記についてまとめます！
- 月間プロジェクト管理とは
- リフィルの作成・活用ポイント
- リフィルのダウンロード
順に触れていきます。
「月間予定✖︎プロジェクト管理表」とは
まず「月間予定表」と「プロジェクト管理表」とはそれぞれ何なのか、ご紹介します。
「月間予定表」とは？
手帳の月間予定表とは字の如く１ヶ月ごとの予定表のことです。
どの手帳でも大体作られている、一般的にイメージしやすいものになります。
最近の手帳の傾向では、月間予定表のマス目をより機能的にするために方眼ベースで作られているものが多いです。
また、右側にチェックリストを作って、粒度の大きいTodo管理ができるようにするレイアウトのものも多いです。
ただ、正直なところ、どこのメーカーの手帳も違いや色合いやデザインや文字フォントくらいで大差はないです。
「プロジェクト管理表」とは？
プロジェクトベースで複数日またがってプロジェクトを動かす予定表です。
横軸に日付をとり、縦軸にプロジェクトを並べて、管理する表です。
横向きにプロジェクトの進捗を管理する表は「ガントチャート」とも呼ばれたりします。
仕事で複数のプロジェクトを抱えている人であれば、馴染みのあるものだと思いますが、
日常で過ごしているとあまり、馴染みはありません。
本来は一つの大きなプロジェクトを複数のタスクに分解し、締切日も明確にして複数人で同時並行で進捗確認をする方法です。
そのため、一人で行う手帳活用ではいささか大げさにも感じますが、自分の考える目標実現に向けたプロジェクトとして応用することが可能です。
自分の目標をプロジェクト化という発想はなかったなぁ。。
「プロジェクト管理表」の効果とは？
では、プロジェクト管理表を使うメリットはどこにあるのか。
一番のメリットは結果的に自分で立てた目標実現がしやすくなる点にあります。
プライベートの目標は、仕事でないが故に「やらないとマズい！」という感覚を持ちづらい点が一番の扱いづらいポイントです。
この点、プロジェクト管理表を使うことで進捗を管理して自分で自分のおしりを叩くことが可能です。
これにより、ワタシのように自分に甘えがちな人でも仕組みで目標実現を近づけることができます。
そのため、何か自分で達成したい目標を持っているが、自分に甘いという人には非常にオススメの手法です。
・自分に甘くなりがちな人
・何事もカチッと管理するのが好きな人
ワタシのようにYoutubeが止まらなくなっちゃう人はこういう仕組みが必要です。
「月間予定×プロジェクト管理」の作り方
それでは次に、「月間プロジェクト管理表」のリフィルの作り方・使い方について触れていきます。
下記ではエクセルを使って手帳のレイアウトを記載していきます。
リフィルの作り方は下記の3ステップです。
②ざっくりとレイアウトをつくる
③色とフォントと説明文を決める
STEP1: 方眼のマス目を作る
これはどんなリフィルでもそうですが、方眼のマス目を一度作ってしまうと簡単にできます。
こんな感じで行の幅(縦幅)と列の幅(横幅)を指定すればそれで終わりです。
個人的に使っているサイズは3mmの方眼です。
この場合、エクセルであれば下記の数字に設定すると3mm程度のマス目になります。
- 行の幅(縦幅) = 12.75
- 列の幅(横幅) = 1.17
尚、横幅の設定は、上記A,B,Cと書いてある箇所を複数選択して右クリックすると「列の幅」が選択できます。
また、罫線の線の色をグレーに、スタイルを点線にすると、使いやすい方眼ノートになって便利です。
STEP2: ざっくりとレイアウトをつくる
次にレイアウトを作ります。
具体的には、エクセルの「セルを結合して中央揃え」というボタンをぽちぽち通して
パズルのようにレイアウトを作っていきます。
こんな感じでマス目をつなげて大きな四角を色々と作ればOKです。
STEP3: 色とフォントと説明文を決める
あとは、好みのテイストにするだけです。
これは単純に、文字の色や、塗りつぶしの色、フォントを指定すればOKです。
ちなみに、マス目を濃いめの色で塗りつぶして、文字を白字で書くと、それっぽくなります。
尚、日付部分は簡単な関数をいれると簡単です。
具体的には、各日程部分を前のマス目の＋１という式を作っていれておけば、一つのデータを入れれば後の日付がバッと全て更新されて便利です。
また、数字が31を超える数字などは、字の色を白くするなどして消してしまえばOKです。
以上が、作り方でした。
もしも手元にエクセルがあれば、エクセルで試してみてください。
ワタシはエクセルで作っていますが、他の表計算ソフトでも作成の流れは同じです。
あとは好きなサイズ(私はA5)で印刷したり、6穴パンチで穴あけたりでオリジナルリフィルの完成です！
「月間予定×プロジェクト管理」の使い方
さて、この出来上がった月間予定×プロジェクト管理の手帳ですが、使い方は簡単です。
色々な使い方ができますが、誰でも出来るちょっとした手帳術のTipsを下記に記載します。
手帳術②：気持ちの変化をトラッキング
手帳術③：月末の振り返りと総括
手帳術①：月間Todoをマイプロジェクト化
まず、月間でやるべきことをプロジェクト化することで目標達成にグッと近づきます。
やり方は簡単で月初に下記の３ステップを行うだけです。
【STEP2】月間イベントに記載します(この時準備期間も記載します）
【STEP3】下部のMonthly Projectsに記載します。
これができると、いつ頃までに何をしなければいけないのかの見通しが立てられます。
尚、この「やるべきこと」については自分で設定している目標から考えるのがオススメ。
あらかじめ、目標(ビジネスでもプライベートでも)を月毎にやるべきことにブレイクダウンしておくと、プロジェクト化させるTodoが明確になります。
手帳術②：気持ちの変化をトラッキング
もう一つオススメな観点が、自分のメンタル状況をトラッキングすることです。
これは1日の気分を記載していくというライフログをつける方法です。
毎日やるのが面倒であれば、月末に1ヶ月を振り返って一気にやるのがオススメ。
実際に1ヶ月分の気分を一覧化して、その情報を元にページ下でグラフ化をしてみると
「なるほど、モヤモヤの原因はこういうことか…！」
など自分のコンディションを色々な視点で分析ができてシンプルに楽しいです。
尚、自分の気持ちを記載するのに絵心がない人は下記のスタンプを使うのがオススメです。
コンパクトなので、バックのポケットやケーブル入れなどにスッと入って便利です。
手帳術③：月末の振り返りとミニ総括
そして、この手帳ページで一番オススメなのがミニ総括をすることです。
何かというと、上で挙げたプロジェクトごとにやったことを振り返り、そこでの気づきをメモします。
これによって、翌月以降に何をしなければいけないか、今後似た活動をする時に何に留意すべきかが明確になります。
また、ここで勉強やブログなど、自分で習慣化したい活動を色塗りしてトラッキングすることもオススメです。
ワタシの場合、毎日ブログ2時間の実践を目標にしているので、1マス30分で4マス埋められるかどうかの視点でも見ています。
これによって習慣を作るための仕掛けとしても機能させられます。
リフィルのダウンロード
上記で示した「週間バーチカル」のリフィルは下記でDLできるように致しました。
「自分でゼロから作るのは面倒だ！！」
という人は下記からDLしてお使いくださいませ。
その際に、上の作り方で示した方法で、自分の手帳サイズ・テイストに合わせた微修正をして頂くとより使いやすいと思います。
なお、今回は参考例として10月分をつくっていますが、エクセルで数字さえ変えれば、その先の予定も簡単に作れるのでエクセル版がおすすめです。
※PDFのプレビューが一部おかしく表示されることがありますが、DLして確認すれば問題ないです。
色味やレイアウトを好みに加工すると使いやすいね
手帳を使って人生にワクワクを！
以上、「月間予定×プロジェクト管理」のリフィル化に関してでした。
1ヶ月の予定を俯瞰して計画すると、日々の効率がグッと上がります！
さらに、リフィルを自分好みのレイアウトにすることで、さらに効率が高まります！
自作手帳は、今回の「月間予定×プロジェクト管理」だけでなく、他の考え方も応用・拡張性は無限大です。
今後も手帳を使った自己実現を共に極めていきましょう！٩( ᐛ )و
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
他に手帳の使い方で面白いものとかないの？
手帳の活用は色々なものがあるので下記のアイディアを参照してみて。
【参考】手帳を使い倒す！アイディア50選！
手帳の活用法でどんな使い方ができるか日々考えて試行錯誤しています！
思いついたことはなるべく汎用化してブログで公開します！
こんな使い方とかできないの？などあればお気軽にコメントなどご質問くださいませ ＼(^o^)／
【参考】自作手帳×セルフコーチング
自作手帳はセルフコーチングという考え方と相性が良いです。
自己対話のスキルを高めて自分の中にコーチをつけて思い描く人生にしていくことが可能です。
コーチングの導入や人生設計の仕方、メンタルの維持の仕方などに興味がある方にはオススメです！٩( ‘ω’ )و
