仕事で手帳をもっとうまく使いこなせないものかなぁ。。
仕事での活用ポイントはある程度パターンがあるからまずはそこを押さえると良いよ
仕事で手帳を使っているけど、どうしたらもっと上手く活用できるのか。
こう思うことはありませんか？
そう感じるのは自分なりの型が確立していないことに原因があります。
そのため、今回は仕事で使える手帳を使った型をご紹介します。
「手帳をもっと有効活用して成果を出したい！」
そんなことを思う若手ビジネスマンの一助になれば幸いです！(‘◇’)ゞ
手帳術はなぜ仕事の成果につながるのか
まずそもそも「なぜ手帳を使うべき」かについてです。
手帳を活用することで、自分の時間を「見える化」でき、仕事の効率が格段に上がります。
人は意外と、やるべきことや予定を頭の中だけで把握しようとしがちですが、それでは抜け漏れが発生しやすく、集中力も分散しがちです。
たとえば、1日の始まりに手帳で予定やタスクを整理すると、やるべきことが明確になり、優先順位もつけやすくなります。
結果として、ムダな思考の時間が減り、やるべきことに集中できるようになります。
手帳は、ただのスケジュール帳ではなく、仕事を最短で成果を出すための超・強力なツールです。
実際コミュ障のワタシが新人時代に営業職で全社表彰されたりしたのは間違いなく手帳のおかげです。
仕事ですぐに使える手帳術12選
忙しい毎日の中で成果を出すには、手帳の「使い方」が重要です。
ここでは、仕事にすぐ取り入れられる12の手帳術を紹介します。
どれも実践的で、自分に合ったものから取り入れるだけでも効果を実感できるはずです。
順を追ってお伝えします！
手帳術1: タスク管理の徹底
まず１点目が「タスク管理」です。
やるべきことが多いと、優先順位があいまいになりがちです。
手帳を使ってタスクを書き出し、1日の中で「やること」「やらないこと」を明確に分けましょう。
さらに、タスクごとに「緊急」「重要」などの分類を加えると、意思決定のスピードも上がります。
仕事に集中する時間と、調整や対応に割く時間が整理されるため、結果的に効率よく動けるようになります。
手帳術2: 1日の目標とシナリオ設計
2点目が「目標とシナリオ設計」です。
ただ予定をこなすだけでなく、その日「何を達成したいか」を先に書くと、行動の質が変わります。
1日のはじまりに「今日の目的」や「理想の流れ（シナリオ）」を手帳に記入してみてください。
たとえば「午前中にプレゼン資料を完成」「午後は会議と商談に集中」といった具体的な計画があると、迷いなく動けます。
結果として、1日を戦略的に使えるようになります。
手帳術3: タスクの色分け
3点目が「タスクの色分け」です。
視覚的に情報を整理すると、タスクの全体像が把握しやすくなります。
仕事の内容ごとに色を分けることで、バランスや偏りが一目で分かるようになります。
たとえば「赤＝締切」「青＝会議」「緑＝重要業務」といった具合に設定すれば、一日の流れがイメージしやすくなります。
時間配分の調整にも役立ち、見落としも減らせます。
手帳術4: 1週間のTodo表
4点目が「1週間のTodo管理」です。
1日単位では見落としがちな中長期のタスクも、週単位で計画することでバランスが取れます。
週の初めに「今週やるべきことリスト」を手帳に書き出し、各日に割り振るだけでも、仕事が流れるように進みます。
また、週末には進捗を確認しながら翌週の準備ができるため、無理や無駄を見直すよい習慣にもなります。
手帳術5: 今月のマスト設計
5点目が「月の目標設定」です。
月の初めに「絶対にやりきるべきこと」を明確にしておくと、日々の迷いが減ります。
大きな目標やプロジェクト単位でのタスクは、月単位で設計するのが効果的です。
たとえば「営業提案を3社分提出」「部下の面談を全員実施」などのように書き出せば、その達成に向けて週・日ごとのタスクに分解しやすくなります。
手帳術6: オリジナル名言集
6点目が「名言リストの活用」です。
忙しい日々の中でモチベーションを保つために、自分に響く言葉を集めて手帳に書いておくと効果的です。
偉人の名言でも、上司の言葉でも、自分を鼓舞する一言なら何でもOK。
心が折れそうなときにパッと開くだけで、前向きな気持ちを取り戻せます。
気持ちを切り替えるスイッチとして活用しましょう。
手帳術7: ワクワクのゴール作り
7点目が「ゴール設計」です。
仕事の目標も、「やらなければ」より「やりたい」に変えると行動力が上がります。
手帳に、自分が本気で達成したいゴールイメージを見える化し、ワクワク感を視覚化しましょう。
たとえば「売上10％アップ」ではなく、「自分の提案でお客様に喜んでもらい、そのエピソードを社内で共有していいねされる」といった、自分のやる気に直結する表現が効果的です。
やりがいを明確にすることで自然と行動が変わります。
手帳術8: スキマ時間の見える化
8点目が「スキマ時間の活用」です。
「いつの間にか時間がなくなっていた」という人におすすめなのが、スキマ時間の可視化です。
通勤中や昼休みなどの細切れ時間を手帳に書き出し、活用できるリストを用意しましょう。
たとえば「5分で読める記事」「10分でメール返信」など、事前に準備しておけば迷わず動けます。
小さな時間を積み重ねることで、1日が驚くほど充実します。
手帳術9: メモのフレームワーク化
9点目が「メモ術」です。
思いついたことをただ書き殴るだけでは、あとから見返しても意味が分からなくなることも。
そこで、メモにも「型」を取り入れるのがおすすめです。
たとえば「日時」「目的」「要点」「次のアクション」など、あらかじめ項目を決めて書くことで、情報の整理がしやすくスピードが上がります。
会議や商談の振り返りもスムーズになり、実務に直結した使い方ができます。
手帳術10: 1週間のリズム作り
10点目が「1週間の計画・振り返り」です。
毎週末に1週間の振り返りを行う習慣は、成長のスピードを加速させます。
手帳に「できたこと」「反省点」「来週に活かしたいこと」などを書くだけで、課題が明確になり、改善への一歩が踏み出せます。
成功体験もきちんと記録しておくことで、自信ややる気にもつながります。
忙しいからこそ、自分を見つめ直す時間を手帳で確保しましょう。
手帳術11: 月間の振り返り
11点目が「月間の振り返り」です。
毎月の月末には振り返りする機会を作り、上記で立てた行動の良し悪しを振り返るのがおすすめ。
仕事の成果を数値で管理するKPI（重要業績評価指標）を、手帳に取り入れるのもおすすめです。
毎月の目標数値と実績を手帳に記録していくと、自分の成長や課題がはっきりと見えてきます。
小さな成果の積み重ねが、大きな自信につながります。
手帳術12: エンプティチェア法の応用
12点目が「エンプティチェア」です。
「エンプティチェア」は、自分の中にある感情や思考を客観的に整理するための手法です。
空の椅子に自分と自分のコーチが対面しているのを想定して、1人２役になり、客観的に自分にアドバイスを語りかけることで、頭の中をクリアにできます。
実際に、マズイと思った時や、怒られた時などちょっとしたパニック状態になった時に効果を発揮しやすく、紙に書き出すことで冷静を保てます。
たとえば「上司にどう伝えればいいか悩んでいる」などの場面で、相手の立場を想像しながら書き出すと、感情に流されず冷静にやるべきことが見えます。
困った時の方法論として汎用性は高いです。
仕事で成果を出すおすすめ手帳術 ７ステップ！
では続いて「成果を出すために具体的にどう使うか」について考えます。
具体的には、下記の7ステップができれば成果が出ます。
- 目的とゴールを書く
- 目標と期限を決める
- マイルストーンを置く
- 行動の優先度をつける
- 1日の計画を書き出す
- 1日1回 PDCAを回す
- 学びをTips化する
次から詳細を伝えるので、できることからぜひ取り入れてみてください！
STEP①：目的とゴールを書く
まずは目的やゴールから考えていきます。
仕事が忙しくなると目の前の業務をこなすことに集中して、そもそもの目的やゴールを忘れてしまうことはよくあります。
仕事の目的をあらかじめ考えておき、毎日、1日のはじめに意識することで
「今、何に向けて頑張っているんだっけ？」
ということに立ち返って仕事に集中する回路ができます。
この目的意識がある・ないでこの後のステップに雲泥の差ができます。
何よりも目的意識を持つことは自分自身のモチベーションに直結します。
ちなみに、目的やゴールは、あまり深く考えずに、ふと思い浮かぶようなことでよいです。
年初に立てた目標でも、会社に入社した時の大きなものでも、仕事で作らされた実行計画など
形は問わず正直、何でもよいです。ポイントは
「そうだそうだ、これを意識しなきゃいけないんだ！」
と自分が納得できることを思い浮かべられればばそれでOKです。
まずは手帳に何を目的にしているかを書きましょう。
STEP②：目標と期限を決める
目指すゴールや目的が決まったら、次に具体的な目標に落としていきます。
「ところで目的と目標って何が違うんだっけ？」
と感じる人は以下のように考えてください！
- 【目的】なりたい状態を書く
→一人前として認知されて、すげぇ！と言われる。 - 【目標】上記を数字で書き表す
→営業目標150%を達成する
端的にいってしまえば、目標は数字化するということです。KGIと言われることもあります。
営業担当などであれば、考えるまでもなくノルマがあると思うのでそれを使えば問題ないです。
営業以外の人でも携わる業務をなるべく数字化してみてください。
数字化ができれば計画も評価もしやすいです。
これと合わせて考えたいのが期限です。
「いつまでに何をするか？」
ということを明らかにします。これを目的と合わせて記載をします。
オススメは１ヶ月ごとにやるテーマを決めることです。
これが出来ると、あとは毎月のテーマに合わせて自分が意識して行動できるかどうかになってきます。
ワタシも今月のマストは仕事の中で使っているなぁ。
STEP③：ステップを明確にする
期限つきの目標が決まったら、次は具体的なステップを考えます。
やることはシンプルで、目標に必要なことを考えてマイルストーンとして設定します。
マイルストーンができたら、それを大体いつくらいまでに実現したいか時期を決めて時系列で並べます。
これだけです。
とにかく上記の目的や目標と合わせてステップも一覧化して全体がわかるようになれば何でもOKです。
目標達成に向けてステップに分解するだけでも、次に何をやらなきゃいけないことが見えます。
やることをブレイクダウンして、ネクストアクションが明確になれば一旦OK。
一覧にすると全体のうち今何をしているかがわかります。
STEP④：タスクに優先順位をつける
次に、優先順位のつけかたです。
ここまできたら手帳に書いた目標や目的、マイルストーンをもとに日々のタスクを一覧化します。
やるべきタスクを優先順位をつけることで、ムダ時間を省き、要領よく仕事をこなせます。
優先順位をつける時は重要性と緊急性の2軸で考えるのがオススメです。
これを使って手帳の中でタスク管理をします。
特にビジネス上では緊急性の高いことが多いと思いますが、意外とおざなりにしがちなのが
自分の体力増進など、長い目で見ると重要だけど緊急性が低い”優先すべきもの(Ⅱの領域)”です。
これを手帳に書き出すと日々”優先すべきもの”がよくわかります。
ポイントはとにかくタスクを細かく分解して書き出すことです。
細かくすることで詳細に状況が見えるのと同時に、タスクの消化がしやすくなり、”仕事した感”を感じられます。
大したことないように見えますが、”仕事した感”はモチベーションを維持するのに超大事な要素です。
タスクを処理して線で消していく時の作業が快感なんだよね
STEP⑤：1日の計画を書き出す
また、1日の計画をどのように設計するかを考えて書き記します。
具体的には何を何分で何を目的にどう行動するかをまとめ、それを踏まえタスク化します。
ポイントは毎朝のルーティーンとして1日のスケジュールの流れを細かく考え、書き出すことです。
毎日のイベント(商談や会議など）ごとに会の目的を書くことで何をするべきかや準備すべきことがわかります。
毎朝3~5分とれれば、それだけでも日々の活動の効率がグッと上がります。
朝に少しでも1日全体のことを考える時間を持てるだけで全然違います
STEP⑥：1日1回 PDCAを回す
そして、大事になるのが毎日の振り返りによる1日1回のPDCAです。
良いことがあった時も思うようにいかずに後悔だらけの時でも必ず文字に起こします。
書き出して振り返ることで、何が良かったのか悪かったのかが明らかになります。
この点、手帳に日記というアプローチも非常に有効です。
1日のことを振り返って書き出してみることで
「意外とそんなに悩むことでもなかった…！」
みたいなことや、現状を打開するための次の打ち手を整理できたりします。
1日1回のPDCAを回す時に一番大事になるのは、1日を振り返る「手帳タイム」を決め打つことです。
その時間になったら必ず振り返りを行うルールにして習慣化します。
これにはアラームを設定して強制的に振り返りタイムを始めるのがオススメです。
1日の終わりにノンカフェインのコーヒーとか紅茶を飲みながらやると落ち着くね
STEP⑦：学びをTips化する
最後にTipsを積み上げる仕組み創りです。
例えば、仕事をしている中で
「これはすげぇ！！」
「なるほどこうやればいいのか！」
と感動することや目から鱗なTipsは、意識すると意外と多いです。
そして、往々にして、その後も似たようなことで感動をしたりします。
つまり、１度感動したことは２度でも３度でも感動できるので、ストックするのがオススメ。
また、Tipsは都度メモしたり、ふせんに書いて、ストックスペースに一時保存します。
これを週末や月末に電子化することで、自分だけの小ネタの宝庫を作れます。
デジタル化すると自分の中で検索したり、共有したり、印刷したりもできます。
ワタシの場合はNotionを使っていますが、スプレッドシートでも正直何でもいいと思っています。
ポイントは自分ならではの気づき集を作って効率化すると共にこの宝庫に愛着を持つことです。
日々のTipsが積み上がっていつでも持ち歩けるのはいいね
さらに仕事の高みを目指す手帳術３選！ (応用するコツ)
最後に「手帳術の応用」についてです。
手帳を日々使っているだけでは、成果につながりにくいこともあります。
さらに効果を高めたいなら、自分らしい工夫を取り入れて使いこなすことがポイントです。
ここではそのための具体的な3つのコツを紹介します。
コツ1：毎日のジャーナリングと組合せる
1点目が「ジャーナリング」です。
手帳に予定やタスクを書くことに加えて、その日の思考や感情を「ジャーナリング」として記録すると、自分の行動やモチベーションの流れがつかめるようになります。
たとえば「今日は集中できなかった」と書くことで、原因を客観視でき、改善策も見つけやすくなります。
これを毎日行い、感情の整理をする習慣ができれば、仕事の判断にもブレが少なくなり、常に冷静にタスクを進められるようになります。
コツ2：やりたいことや価値観シートと組合せる
２点目が「価値観の整理」です。
日々の業務に追われていると、「本当にやりたいこと」を見失いがちです。
そこで、自分の価値観や理想の人生を言語化した「価値観シート」や「やりたいことリスト」を手帳に挟んでおくと、日々のタスクと自分の目標とのズレに気づけます。
たとえば「家族との時間を大切にしたい」とあれば、無理な残業を避ける判断もしやすくなり、働き方そのものが変わってきます。
コツ3：オリジナル手帳・デジタルプランナーを作る
３点目が「オリジナル化」です。
市販の手帳がしっくりこない場合は、自分に合ったフォーマットを作ってみるのも一つの方法です。
たとえば、A5ノートに好きな項目を手書きして、自分仕様のレイアウトを作る。
あるいはiPadなどを使ってデジタルプランナーを活用すれば、コピーや移動も簡単で、日々の変化にも柔軟に対応できます。
使いやすさを追求することで、手帳が仕事の「一番の相棒」になります。
「オリジナルリフィル」 PDFダウンロード
最後に「日々使えるオリジナルリフィル」についても公開します。
今回、取り扱った内容は、もちろん市販手帳でも使えますが、システム手帳やデジタルプランナーを使う人に向けてリフィルをダウンロードできるようにもしています。
月間マンスリー・週間ウィークリー・1日１ページデイリー の３種類をご用意しているので、自作したい人は下記のページからダウンロードしてみてください！
さいごに
手帳は、ただ予定を管理するだけのツールではなく、日々の仕事や人生を前向きに進めるための「思考のベース」として活用できます。
今回ご紹介した手帳術や工夫は、どれもシンプルですが、積み重ねることで確かな変化を生み出します。
まずは自分に合いそうな方法を1つだけでも取り入れてみてください！
忙しい日々の中でも、自分の軸を持って働くための強力な味方になってくれるはずですよ(‘◇’)ゞ
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
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