【Windows】Office系アプリの効率化テク・アイディア5選

時短・効率化
ワタシ

ども、らーにゃです。今回は日々使える効率化テクニックについてまとめます。

こんな作業に、なぜこんな時間をとられないといけないのか…。

日々業務をしていて、このようなことを感じる時はありませんか?

もっと業務効率化は新人の時からずっと悩み続けている大きな課題の1つです。

こうしたら効率的かな?と思いながら日々、Windowsで効率化の実験し続けて早10年

色々とトライした結果、プチTipsが段々と溜まってきました。

そのため、今回はその中でも特に効果が高いと感じているTipsを記載します。

もっとムダをなくして、生産性をあげたい!と考えている、特に若手の人のご参考になれば幸いです。

今回の論点整理

今回の結論は

「如何にしてWindows PCを使いこなしを使いこなし無駄な作業を減らせるか」

ここが焦点です。

ただ、業務効率化と聞くと

「どうせ効率化・自動化といったらマクロを組むとか勉強しないとわからないことでしょ…」

と思うかもしれません。

しかし、そこまでの学習コストを払う必要はありません。

専門知識は不要で簡単に効率化できることはいっぱいあります。

具体的には今回は以下のTipsをまとめていきます。

今回の論点
  • Outlookでの時短ポイント
  • Excelでの時短ポイント
  • Word/One noteでの時短ポイント

  • PowerPointでの時短ポイント

  • PowerAutomateでの時短ポイント

順に触れていきます。

※Windows系の時短をマルッと網羅的に解決したいなら下記もオススメ

Windowsの効率化ポイント

Outlookでの時短ポイント

まずはOutlookからです。

OutlookはGoogleが提供するGmailのようなMicrosoftの提供するメーラーです。

Windowsサービスがベースの会社の多くはOutlookがベースになっていることが多いのではないでしょうか。

さて、このOutlookですが、色々なカスタマイズが出来るわけですが、まずはどこから設定しておくと良いのか。

これはメール処理ルールを決めるとグッと楽になります。

具体的にやることとしては以下の3点です。

  1. マイルールを決める
  2. フィルタ設定
  3. ピン止め運用ルール

(※尚、今回はインストール型のOutlookではなく、O365のブラウザ上で動くウェブアプリを想定しています)

①マイルールを決める

まず、最初にやるべきことがメール処理のマイルール作りです。

メールをさばくのに忙殺されて、やるべき作業に手がつけにくかったら仕事は終わりません。

また、効率化したいあまりに運用を複雑にすると、それが起因で抜け漏れが出たりもします。

そのため、ルールをシンプルに、負荷なく早く運用することがベストです。

では、例えばどのようなルールを設定すると良いか?

この点、私のマイルールはとてもシンプルで、守るべきは以下の1つだけです。

「締め切りものなど大事な未対応メールが常にメールの一番上にくるようにする」

ということです。

そのため、この仕組が出来れば、あとやることとしては

「一番上に残っているメールを如何に早く対応するか」

ということだけ考えれば良い。運用にしています。

では、これをどう実現するか?

下記の②と③の設定で誰でもすぐに出来ます。

②フィルタ設定

①で掲げた「大事なメールが常に一番上にある状態を保つ」これをするにはどうすればよいか?

これには以下の2つの設定をします。

  • 大事だと思うメールの条件を考える
  • 条件に合ったものをフィルタで自動ピン留めする

例えば、私の場合はメールの件名に”〆切”、”緊急”、”重要”など入ったものはフィルタで自動的にピン止めするようにしています。

どのようにフィルタを設定するかはググッてみると色々分かりやすいサイトがでてきます。

■ご参考リンク(フィルタの設定について)

上記の設定だけできればあとは上にあるやつを確認して、対応が完了ししだい、ピンを外す形で対応完了です。

ちなみにピン止めをつけたり外したりするのはとっても簡単です。

■ご参考リンク(ピン止めのクイック操作)

あとはとにかく、ピン留めさせないように、その場対応で一気にメールをかたせるかどうかです。

個人的にピン留めは常に3個以下でないと気持ち悪いので、

ピン留めの未対応メールは残業になったとしても、その日中になるべく片し切るのがオススメ。

(翌日になると思い出すのに時間がかかってトータルでかかる時間が増えて非効率なので)

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Excelでの時短ポイント

次にExcelです。

Excelは職種によって使う範囲が大きく分かれます。

ただ、どの職種であっても効率化を図るのであれば下記の2つはすぐにやるべきです。

リボンの設定

これはExcelの左上にあるアイコンです。

これは、いってみればExcel版のショートカットです。

設定はとっても簡単で、下記の通りです。

まずは、プルダウンを選択して「その他のコマンド」を選択

その後に欲しい機能を選択して、追加を押して、OKで完了です。

ちなみに、オススメのショートカットアイコンは

  • グラフ化
  • フィルタ
  • 印刷プレビュー

です。他にも頻度が多いものはここで設定しちゃいましょう。

ショートカットキーの利用

上記のアイコンを押してショートカットをするのと同時に抑えたいのが、

既にプリセットされているExcelのショートカットキーです。

こちらはCtrl + C = コピーみたいな、Windows標準で使えるものの他、エクセルに特化したものも数多く存在します。

これもよく使うものは抑えておくと良いと思います。

個人的にオススメのショートカットキーは以下の通り。

  • ピボットテーブル
  • Vlookup
  • 値貼付け

エクセルでデータ整形をする機会が多い人は上記をキーだけで呼び出すのはマストかと思います。

Word, One Noteでの型の作成

次にWord / One Noteについてです。

これは仕事では議事録的に扱うことが多いです。

そのため、ここで抑えたいのは、

「会議で必要な観点を予めセットしておく」

ということです。

言い換えると「型を作る」ということともほぼ同義です。

この型が出来ていると圧倒的に効率があがるのが身をもって体感できます。

例えば、私の場合、会議における抑えるべき観点は以下の通り

  • タイトル(会議前に記載)
  • 日付(会議前に記載)
  • 文責(会議前に記載)
  • 参加者(会議前に記載)
  • 本文(会議前に記載)
  • アジェンダ(会議前に記載)
  • 質問
  • 積み残し
  • 次回までの宿題

ポイントは多くのことは会議が始まる前に既にセットしておくことです。

また、会議はじまってから議事録をとることになったとしても、

この型があって埋めるだけになっていれば、さほど焦らずにまとめることが出来ると思います。

など必要な観点をあらかじめ出しておいてコピペして使えるだけで考える時間がなくなります。

あとは地味に文字のフォントや文字サイズも会社で主に使われる体裁がデフォルトと違う場合はセットしておくと良いです。

議事録の観点はコピペができるようにファイルとして用意しておく、もしくは辞書登録すると楽です。

これができるだけでとっさの文章作成や、報告あり気の資料作成なども論点がすでに定まっているので大分効率があがります。

Power Pointでの時短ポイント

続いてPower Pointの利活用です。

これはWindows機を使っている会社であれば、どこもこのソフトで発表資料を作っているのではないでしょうか。

上記のWordとOne Noteと共通する点は「型を作る」という点です。

ただ、Power Pointは発表資料になるため、下記の相違点があります。

  • 色んなファイルがあってフォントやルールがグチャグチャ…
  • パワポでまとめようと思うけど、構成考えるので時間を食う
  • 他の人からもらったものを自分用に加工するのが面倒

Power Pointは共有がしやすい反面、こまごまとしたところの表記やルールが降揃いになりやすかったりします。

そのためやることとしては、WordやOne Note以上に細かい点でマイルールが必要。

具体的には、色合い・フォント・シナリオ構成など目的に合った資料の型を作るということがポイントです。

例えば、自分の場合、は以下のようなポイントを設定しています。

  • フォントはMeiryo UI 色は青が基調
  • サイズはタイトル20, 本文単語は18, 文章は16
  • 構成は「本日の論点、ポイント(3点)、ご相談」の構成

ちなみに色合いはPower Point内のデザインのところで登録が可能です。

■外部リンク(Power Pointのデザインの設定)

また、フォントやタイトルはスライドマスタで全て一括設定しています。

■外部リンク(Power Pointスライドマスタの設定)

あと、細かいところでいうと画像処理も、加工ボタンでプレゼン資料の基調とあわせて変更すると統一感が出ます。

これらで報告資料が大分スッキリします。

Power Automateでの時短ポイント

最後にPower Automateの利活用です。

これの目的は普段の定型処理の自動化で、少し応用的な位置づけです。

Office365のサービスに同期して、プチ自動化が図れます。

機能の分類としてはiPaaSといわれる領域で類似サービスで言うと、IFTTTやZapierなどが似ています。

【ご参考】IFTTTとは何か?IFTTTを活用した情報整理術(オススメレシピ7選)

この機能を個人で利用するためにはPower Automateで検索すれば使えます。

もしくは会社で利用する場合はO365が導入されている場合、Microsoft系アプリをブラウザで立ち上げて左上のアプリから選択できます。

Power Automateはあまり見慣れずとっつきにくいですが、使い方はそんなに難しくありません。

このサービスもいわゆるノンプログラミングといわれるものでプログラミングの知識が一切いらず、求められるのは業務効率化のアイディアだけです。

例えば、毎日の日報を提出することをリマインドしたり、数字状況を常に共有したり、定時の定型メールを自動送信したりなど、定型業務を自動化できます。

テンプレートを見ていると、何となく出来ることは理解できます。

ただ、正直まだ使い勝手はよいレベルではありませんが、段々とこの手は盛り上がりを見せているので、もっともっと進化していくものと考えられます

今のうちから使い方くらいは把握しておくと長い目で見て大分効率化が進むと思います。

ここは、今回扱えていないですが、ExcelなどだけではなくPowerBIなどの可視化ツールやTeamsなどのコミュニケーションツールにも対応しており組み合わせは無限大です。

まとめ

今回ポイントしてまとめてきたのは以下の5点です。

今回の論点
  • Outlookでの時短ポイント
    ▷メールをさばくマイルールを作り、それに準じた設定を行う。
  • Excelでの時短ポイント
    ▷独自のショートカットアイコンとショートカットキーを活用する。
  • Word/One noteでの時短ポイント
    ▷自分の議事録の”型”を作って、すぐに取り出せるようにする。

  • PowerPointでの時短ポイント
    ▷色合いや資料構成まで含めた”型”を作って、すぐに見やすく加工する。

  • PowerAutomateでの時短ポイント
    ▷ソフト同士を組合せ日常の雑務を自動化できるようにする。

以上が、Windows系のアプリで業務効率化をするポイントでした。

1つ1つを確認すると細々したことですが、全てを実践すると、チリも積もってすごい時間の節約につながります。

そして何よりも、タスクにおぼれて集中できないということから脱却し、先回りの仕事ができます。

もう少し効率よく作業をしたい!という人は特に、上記を参考に、タスク溺れから先回りの業務設計へと移行していきましょう!

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ご精読頂きありがとうございました!
m(_ _)m