今回は、ジブン手帳に触発されて作ったリフィルについて触れます。
普段、月間ページはどのように活用していますか？
月間のページはプロジェクト管理やトラッカーとして利用するととても便利です！！
月間ページは有名な手帳だとほぼ日やジブン手帳、ビジネスマンであれば手帳は高橋、フランクリンプランナー等どの手帳にもついています。
今回はこの月間ページを使ったプロジェクト管理のやり方とすぐに使える月間リフィルを作って公開します！
「いや、そもそも、トラッカーとかプロジェクト管理って何！？」
という人もいるかと思うので、今回は、この自作リフィルの作り方・使い方も含めて記載します。
手帳を自作して前向きになるルーティーンを模索している人の一助になれば幸いです！(‘◇’)ゞ
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●家族：フルキャリ妻と子供2人
●資格：国家資格キャリアコンサルタント
●趣味：手帳歴20年 | 自作歴12年| デジプラ歴4年
今回の自作リフィルに関して
さて、今回紹介するのは「トラッカー・プロジェクト管理表」です。
ジブン手帳のデザインにインスパイアーされて月間のトラッカー・プロジェクト管理のページを合体させてみました。
本ブログではこの「トラッカー・プロジェクト管理」の効果や作り方/使い方について触れます。
「いやいや、手っ取り早く使えるリフィルがほしいんじゃ！」
という方は下記のリフィルダウンロードも用意しているので、DLして自分好みに修正してお使いください！
ということで、本ブログでは下記についてまとめます！
- プロジェクト管理とは
- リフィルの作成・活用ポイント
- リフィルのダウンロード
順に触れていきます。
「プロジェクト管理表」とは
まず「プロジェクト管理表」とは何なのか。
これは月間のページを利用するととても使いやすいです。
これの概要は下記の通りです。
「プロジェクト管理表」とは？
プロジェクト管理表とは複数日またがってプロジェクトの工程を管理するための表です。
横軸に日付をとり、縦軸にプロジェクトを並べて、管理する表です。
横向きにプロジェクトの進捗を管理する表は「ガントチャート」とも呼ばれたりします。
仕事で複数のプロジェクトを抱えている人であれば、馴染みのあるものだと思いますが、
日常で過ごしているとあまり、馴染みはありません。
本来は一つの大きなプロジェクトを複数のタスクに分解し、締切日も明確にして複数人で同時並行で進捗確認をする方法です。
そのため、一人で行う手帳活用ではいささか大げさにも感じますが、自分の考える目標実現に向けたプロジェクトとして応用することが可能です。
自分の目標をプロジェクト化という発想はなかったなぁ。。
「トラッカー・プロジェクト管理表」の効果とは？
では、トラッカーやプロジェクト管理表を使うメリットはどこにあるのか。
一番のメリットは結果的に自分で立てた目標実現がしやすくなる点にあります。
プライベートの目標は、仕事でないが故に「やらないとマズい！」という感覚を持ちづらい点が一番の扱いづらいポイントです。
この点、プロジェクト管理表を使うことで進捗を管理して自分で自分のおしりを叩くことが可能です。
これにより、ワタシのように自分に甘えがちな人でも仕組みで目標実現を近づけることができます。
そのため、何か自分で達成したい目標を持っているが、自分に甘いという人には非常にオススメの手法です。
- 自分の目標を絶対達成させたい人
- 自分に甘くなりがちな人
- 何事もカチッと管理するのが好きな人
ワタシのようにYoutubeが止まらなくなっちゃう人はこういう仕組みが必要です。
手帳でプロジェクト管理するやり方
続いて「プロジェクト管理」のやり方です。
手帳を活用してプロジェクトを効果的に管理するための具体的な方法を、以下の3つのステップに分けてご紹介します。
STEP1 重要なプロセスを書き出す！
STEP1は「プロセスの書き出し」です。
まず、プロジェクト全体のスケジュールを把握するために、重要なイベントやマイルストーンをまずはメモに書き出します。
例えば、クライアントとの打ち合わせ日、主要なタスクの締め切り、関連するイベントの日程などです。
これらを手帳のマンスリーページや専用のプロジェクトページに記載することで、全体の流れを視覚的に把握できるようにします。
まずは、ポイントになる点を書き出してみるところからスタートです
STEP2 必要なタスクを洗い出す！
STEP2は「タスクの洗い出し」です。
次に、プロジェクトを完遂するために必要なタスクをすべて洗い出します。
各タスクは具体的かつ明確に定義し、月間ページにリストアップします。
例えば、「資料作成」ではなく、「9月度の予実管理表を作成する」といった具合に詳細に記載します。
また、タスクごとに優先順位を設定し、重要度や緊急度に応じて整理することで、効率的な進行が可能になります。
確かに意識しないとフワッと抽象的な表現をしてしまいがちかも。。
STEP3 スケジュール・ステップに落とす！
STEP3は「スケジューリング」です。
最後に、洗い出したタスクを具体的なタスクに落としてスケジュールに組み込みます。
手帳のウィークリーページやデイリーページを活用し、各タスクの開始日や締め切り、所要時間を該当日のページに記入します。
進捗状況は月間ページで定期的に全体の進捗を確認しつつ、タスクの実行はウィークリーやデイリーページに落として日毎に管理します。
また、週末などに進捗を確認しつつ、必要に応じてスケジュールを調整する柔軟性も持ち合わせましょう。
週末の振り返りタイム・手帳会議などの時間を設けると機能させやすいです。
プロジェクト管理の応用例・アイデア３選
最後に「具体的な活用アイデア」です。
手帳を活用したプロジェクト管理には、基本的な方法に加えて、さらに効果を高める応用的なアイデアがあります。
以下に3つの具体的な方法をご紹介します。
- 手帳術①：月間Todoをマイプロジェクト化
- 手帳術②：気持ちの変化をトラッキング
- 手帳術③：月末の振り返りと総括
順にご紹介します。
アイデア①：月間マイプロジェクト
まず、月間でやるべきことをプロジェクト化することで目標達成にグッと近づきます。
やり方は簡単で月初に下記の３ステップを行うだけです。
- その月にやらねばならないことを左上に書き出す
- 月間イベントに記載する(この時準備期間も記載します）
- 下部のMonthly Projectsに記載する
これができると、いつ頃までに何をしなければいけないのかの見通しが立てられます。
尚、この「やるべきこと」については自分で設定している目標から考えるのがオススメ。
あらかじめ、目標(ビジネスでもプライベートでも)を月毎にやるべきことにブレイクダウンしておくと、プロジェクト化させるTodoが明確になります。
>>【関連】【手帳術】マンスリーの使い方｜予定をプロジェクト化して準備を徹底するコツ！
アイデア②：気持ちの変化をトラッキング
もう一つオススメな観点が、自分のメンタル状況をトラッキングすることです。
これは1日の気分を記載していくというライフログをつける方法です。
毎日やるのが面倒であれば、月末に1ヶ月を振り返って一気にやるのがオススメ。
実際に1ヶ月分の気分を一覧化して、その情報を元にページ下でグラフ化をしてみると
「なるほど、モヤモヤの原因はこういうことか…！」
など自分のコンディションを色々な視点で分析ができてシンプルに楽しいです。
尚、自分の気持ちを記載するのに絵心がない人はスタンプを使うのがオススメです。
>>【関連】【手帳術】マンスリーの使い方｜気持ちログをとって浮き沈みを分析するコツ！
コンパクトなので、バックのポケットやケーブル入れなどにスッと入って便利です。
アイデア③：月末の振り返りとミニ総括
そして、この手帳ページで一番オススメなのがミニ総括をすることです。
何かというと、上で挙げたプロジェクトごとにやったことを振り返り、そこでの気づきをメモします。
これによって、翌月以降に何をしなければいけないか、今後似た活動をする時に何に留意すべきかが明確になります。
また、ここで勉強やブログなど、自分で習慣化したい活動を色塗りしてトラッキングすることもオススメです。
ワタシの場合、毎日ブログ2時間の実践を目標にしているので、1マス30分で4マス埋められるかどうかの視点でも見ています。
これによって習慣を作るための仕掛けとしても機能させられます。
>>【関連】【手帳術】マンスリーの使い方｜1ヶ月の振り返りを簡単に行うコツ！
リフィルのダウンロード
上記で示した「週間バーチカル」のリフィルは下記でDLできるように致しました。
「自分でゼロから作るのは面倒だ！！」
という人は下記からDLしてお使いくださいませ。
その際に、上の作り方で示した方法で、自分の手帳サイズ・テイストに合わせた微修正をして頂くとより使いやすいと思います。
なお、今回は参考例として2025年分をつくっていますが、エクセルで数字さえ変えれば、その先の予定も簡単に作れるのでエクセル版がおすすめです。
※PDFのプレビューが一部おかしく表示されることがありますが、DLして確認すれば問題ないです。
色味やレイアウトを好みに加工すると使いやすいね
さいごに
以上、「月間ページを使ったプロジェクト管理とその応用」に関してでした。
1ヶ月の予定を俯瞰して計画すると、日々の効率がグッと上がります！
自作手帳は、今回の「プロジェクト管理」だけでなく、他の考え方も応用・拡張性は無限大です。
応用するコツは玄人の手帳術・ノート術を参考にすることです！手帳の活用を共に極めていきましょう！٩( ᐛ )و
ご精読頂きありがとうございました！
m(_ _)m
他に手帳の使い方で面白いものとかないの？
手帳の活用は色々なものがあるので下記のアイディアを参照してみて。
【参考】手帳を使い倒すアイデア50選！
手帳の活用法でどんな使い方ができるか日々考えて試行錯誤しています！
思いついたことはなるべく汎用化してブログで公開します！
こんな使い方とかできないの？などあればお気軽にコメントなどご質問くださいませ ＼(^o^)／
【参考】自作手帳×セルフコーチング
自作手帳はセルフコーチングという考え方と相性が良いです。
自己対話のスキルを高めて自分の中にコーチをつけて思い描く人生にしていくことが可能です。
コーチングの導入や人生設計の仕方、メンタルの維持の仕方などに興味がある方にはオススメです！٩( ‘ω’ )و
【参考】iPadで手帳を使うデジタルプランナー
また、手帳を使いこなしつつもiPadも使っているという人におすすめしたいのがデジタルプランナー
iPad×Goodnotesというアプリを使うコトでアナログ手帳のように使うコトができます！
具体的なやり方は下記にまとめているのでぜひ参考にしてみてください！
また、noteにて個人的に作って使っているデジタルプランナーのセットや
スタンプをデジタル化したデジタルステッカーなども公開してみたので興味がある人はご確認ください！٩( ‘ω’ )و
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