今回は『第3の習慣』の実践について解説します。
「7つの習慣」に興味を持ち、実生活に活かしたいと考えているものの、独自の概念が多くて難しいと感じていませんか？
特に「時間管理マトリックス」の「4つの領域」は、第3の習慣の中心の考え方で優先順位を明確にし、充実した人生を送るための重要なフレームワークです。
本記事では、7つの習慣歴15年、7つの習慣セルフコーチング認定コーチのワタシが緊急度×重要度の考え方や、第II領域に注力する方法を詳しく解説！
『7つの習慣』のエッセンスを理解し、日々の行動を変えるヒントを得たい方は、ぜひ最後までご覧ください！٩( ᐛ )و
ビビっときたTipsや手帳術を発信します ٩( ᐛ )و
●資格：国家資格キャリアコンサルタント
●実績：手帳歴18年 | 自作歴10年| デジプラ歴2年
●属性：30代2児の父 | 7つの習慣の資格も保有
目次
時間管理マトリックスの「４つの領域」とは
まず「時間管理のマトリックス」とは何か。
時間管理マトリックスは、タスクを「緊急度」と「重要度」の2軸で４つの領域に分類する優先順位を明確にするフレームワークです。
これは元々は、タスク管理の手法でアイゼンハワー・マトリクスとも言われます。これにより、効率的かつ効果的に時間を活用できます。
下記では、この「4つの領域」についてまず解説します。
「４つの領域」の概要
はじめに「4つの領域」の内容についてです。
時間管理マトリックスは2軸の分類で４つの領域に分けて行動を管理します。
イメージは下記のようなものです。
この４つにカテゴリー分けをした上で、どういうタスクがここに入るかというと具体例としては以下のものなどです。
このフレームで日常的なアクションを分類し、行動の優先順位をつけて、アクションすることが時間管理マトリクスを導入するポイントです。
具体例としては以下の通りです。
第1 象限（第I領域）の例 : 緊急かつ重要なこと
第1象限には、緊急かつ重要なタスクが含まれます。
これらは即時対応が必要で、対応を怠ると重大な影響を及ぼす可能性があります。
例えば、締め切り間近のプロジェクト、顧客からのクレーム対応、突発的なトラブル処理などが該当します。これらのタスクは、迅速かつ確実に対応する必要があります。
大体、死んでいる時ってここのタスクで溢れてかえっているんですよね
第2 象限（第II領域）の例 : 重要だけど緊急でないこと
第2象限には、重要だが緊急ではないタスクが含まれます。
これらは長期的な成功や成長に寄与する活動であり、計画的な取り組みが必要です。
例えば、スキルアップのための研修参加、将来の戦略立案、健康維持のための運動などが該当します。
これらのタスクは、日常の忙しさに流されず、意識的に時間を確保する必要があります。
これらのこってやりたいけど、中々、時間とれないんだよね。。
第3 象限（第III領域）の例 : 緊急だが重要でないこと
第3象限には、緊急性は高いが重要性が低いタスクが含まれます。
これらは一見重要に見えますが、実際には大きな成果に直結しないものです。
例えば、不必要な会議への参加、重要でない電話やメールへの即時対応などが該当します。
これらのタスクに過度に時間を割くと、生産性が低下する可能性があるため、適切な取捨選択や他者への委任(デレゲーション)をする必要があります。
もともと人にお願いするのが苦手なワタシは意識するまで溜め込みがちでした
そんな気にせず、周りにお願いしまくればいいのに
第4 象限（第IV領域）の例: 緊急でなく重要でもないこと
第4象限には、緊急でも重要でもないタスクが含まれます。
これらは時間の浪費につながる活動であり、可能な限り削減することが望ましいです。
例えば、無目的なインターネットサーフィン、過度なテレビ視聴、無意味な雑談などが該当します。
これらの活動を減らすことで、より重要なタスクに時間を充てることが可能となります。
夜は無意識にストレス解消の行動しているので、悩んだらすぐ寝ちゃうのがおすすめ
「4つの領域」は７つの習慣のアウトプットの中心
『7つの習慣』を実践する際に重要になるのが第3の習慣「最優先事項を優先する」です。
また、この最優先事項の考え方は、この時間管理マトリックスを基盤としており、4つの領域に行動を分けて優先順位づけることが最重要です。
特に重要性の観点は、個人の価値観や使命に基づき、最も重要なタスクを見極める必要があり、これを実践するには前提として第2の習慣も必要です。
そのため、自分で何を目指したいかを明確にした上で、時間管理マトリックスを活用することで、緊急性に流されず、真に重要な活動に集中できる習慣ができます。
時間管理マトリックス「4つの領域」の効果的な扱い方
続いて「効果的な扱い方」についてです。
時間管理マトリックスの「4つの領域」において最重要のことは第II領域(緊急ではないが重要な活動)への集中です。
これは、長期的な成功や成長に不可欠な領域です。
下記では具体的にどうやってこの概念を扱うかを解説します。
第II領域に集中するための考え方
どうすれば「第Ⅱ領域に集中できるか」。
まず第Ⅱ領域に集中するためにも現状がどうなっているか、まずは緊急性と重要性という2軸でものごとを整理します。
その上で、「自転車操業の回路」と「前倒しの回路」の２つを理解するところからはじめるのが良いです。
「自転車操業の回路」とは何かというと、日々目の前の仕事に追われる状況です。
具体的にいうと緊急性も重要性も高いタスク(Ⅰの領域)が溢れかえって毎日を追われて、振り回さている状況です。
そうなると結果的にストレス発散の浪費活動(Ⅳの領域)も増える状況に陥ります。
一方で「前倒しの回路」とは事前に見通しをもって活動ができ全てをコントロールしているためストレスフリーな状態です。
これは具体的には、事前に重要なタスク(Ⅱの領域)に時間を割いて計画を立てて実行できている状況です。
このように未然に対策を立てられると緊急対応にも早急に対応でき、バッファを設けやすく余裕がうまれます。
そのため、日々の時間管理で肝になるのは、重要性は高いが緊急性が低いもの(第二領域)に如何に時間資源を投下できるかです。
例えば、事前の対策に時間を当てたり、未然に解消するための方法について学ぶことで緊急な対応を減らすことができます。
わかっちゃいるけどできないんだよなー。。
第II領域を広げる方法
ではどのようにして「第Ⅱ領域を拡大」させるか。
ここでポイントになるのが「デレゲーション」という考え方です。これは「他者への仕事の委任」という意味合いです。
端的にいえば、人に任せて抱えるタスクを外注することです。
特に、第Ⅰ・Ⅲ領域などの緊急性が高いものなどは周りにもタスクを分散して自分の手をあげることが大事です。
本当に大事なことを考え抜き、自分が注力すべき領域（第Ⅱ領域）に時間を割くためです。
このためには、周りと協業して、自分で抱えこむことから脱却することがマストです。
緊急案件自体をなくすというアプローチもなくはないですが、起きてしまうことは仕方ないので、緊急対応の対処を周りを巻き込んで考える方が現実的です。
ポイントは如何にして、自分で抱え込まずに周りの人を巻き込んで協業の形にもっていけるかです。
この極意は実は、この後の第４・５・６の習慣にもつながります。
ちなみに、第４・５・６の習慣は効果的な他者の巻き込み方のポイントがまとまっています。
時間管理マトリックス「4つの領域」の具体的な使い方
次に「具体的な使い方」についてです。
時間管理マトリックスの4つの領域の概念は頭で理解してもいざ行動しようと思っても、意外と扱いづらいという側面があります。
ここでは、具体的な実践の仕方とおすすめツールについてご紹介します。
第II領域に注力するための7ステップ
ここでは第II領域（緊急ではないが重要なこと）に焦点を当てるための7つのステップをご紹介します。
日常的に実践したい！と考える人は下記の手順で試してみてください。
- やりたいことのブレスト
- 価値観・判断軸の整理
- 年間・月間・週間にブレイクダウン
- 1週間のリズムで第Ⅱ領域をタスク化
- 毎日のタスクにセット
- 効果的なデレゲーションを取り入れる
- 節目のタイミングで振り返り、修正
STEP1: やりたいことのブレスト
まず重要な行動をあぶり出すためにも、達成したい目標や取り組みたい活動をブレインストーミングします。
アイデアを制限せずに書き出すことで、潜在的な重要事項を洗い出せます。
STEP2: 価値観・判断軸の整理
次に、やりたいことから自分の価値観や信念を明確にします。
これにより、何が本当に重要かを見極める基準ができます。
STEP3: 年間・月間・週間にブレイクダウン
ここまでできたら、大きな目標を年間、月間、週間の単位に分解し、具体的な行動計画を立てます。
これにより、長期的な目標を日々の行動に落とし込むことが可能となります。
STEP4: 1週間のリズムで第Ⅱ領域をタスク化
１週間のスパンで計画を立てることで、第II領域の活動を具体的なタスクとして組み込みます。
1週間のリズムでPDCAサイクルを回すことにより、重要な活動を確実に実行できます。
STEP5: 毎日のタスクにセット
１週間の計画ができたら、毎日のタスクリストを作成し、1日1ページ使って毎日のタスクとして計画立てます。
これにより、第II領域の活動を毎日のスケジュールに無理なく組み込むことができます。
STEP6: 効果的なデレゲーションを取り入れる
ここで、さらに自分で行う必要のないタスクを見極め、それらを適切に他者に委任(デレゲーション)します。
これにより、自分の時間を第II領域の活動に集中させることができます。
STEP7: 節目のタイミングで振り返り、計画の修正
最後に、振り返りタイミングの設定し、節目ごとに、達成度や改善点を確認します。
1週間や1ヶ月や1年など、その期間ごとに成し遂げたかったことを振り返り、計画をし直し、継続的な改善を図ります。
おすすめのツール（手帳/デジタルプランナー）
次に「おすすめツール」です。
第II領域の活動を効果的に実践し管理するためには手帳を使うのが超おすすめ。
具体的には以下のツールを使うのを強くおすすめします。
紙の手帳を使う
紙の手帳であれば、どのようなものでも応用は可能です。
しかし、4つの領域でタスク管理をするのであれば、タスク管理表の扱い方には工夫が必要です。
そのため、市販手帳で何を使うか迷っている人はこの考え方に最適化された、フランクリンプランナーから試すのおすすめします。
また、手帳経験があり、手帳の使い方にこだわりがある人は自分でリフィルをするのもとてもおすすめです！
デジタルプランナーを使う
さらに、手帳をデジタル化してiPadなどで扱い方という人はデジタルプランナーを使うのも良いです。
紙の手帳もデジタルプランナーも何年も使っていますが、それぞれに良さがありますが、ガジェット好きの人はiPad×Goodnotesの組み合わせもおすすめ。
デジタルプランナーも自作したものは公開しています。
時間管理マトリクス「４つの領域」を含む第3の習慣のコツ
では、最後に「第3の習慣の実践」の全体について触れていきます。
考え方ややり方を理解しても、中々、継続ができない…という人も多いと思います。
そのため、今回はワタシが実践していてわかってきたちょっとしたコツをご紹介しますのでご参考にしてみてください！
コツ1：自分に合う1週間コンパスを作る
1つ目が「1週間の計画PDCA」です。
1週間コンパスは、週単位での目標設定とタスク管理を行うツールです。
これにより、重要なタスクを洗い出し、各日のスケジュールに組み込むことで、緊急性に振り回されずに重要事項に集中できます。
ワタシの場合、具体的には、毎週日曜日に下記をメモして、翌週の1週間、手帳のしおりとして使います。
- その月の目標
- 翌週にやるべき大きなタスク
- 翌週にやるべき行動(役割別)
- 毎日リマインドしたい言葉
これを、下記のオリジナルの1週間コンパスとして書き込み、月〜土は毎朝、確認して1日の計画づくりに利用しています。
紙手帳であれば、印刷したものをしおりにはりつけ、デジタルプランナーであれば、しおり部分を毎朝コピペすればOK。
このルーティーンができると行動の仕組み化が簡単にできますよ！
コツ2: タスク管理のルール・テンプレートを作る
2つ目が「タスク管理の手帳術」です。
これは手帳を使うことで実践がしやすくなります。明確なルールを設けることは生産性向上に直結します。
例えば、定期的なタスクレビューを行い、進捗状況や優先順位の見直しを習慣化することで、柔軟かつ効果的なタスク管理が実現できます。
例えば、ワタシは毎日の夜に下記のことを実践します。
- 1日の出来事などをプチ日記として書き込む
- 未消化のタスクを翌日以降に移動させる
- 本当に必要なタスクかを見極める
特に大事なのが③で、タスク設定したものが本当に自分がやる必要かあったかどうかを考えて必要に応じて、タスクをなくすor投げる(外注する)ことを行います。
毎日、振り返りテンプレートを作り、自分ならではのルールでタスクを管理することで、第Ⅰ・Ⅲ領域の内容を削減して、翌日以降の時間捻出ができます。
確かに意識しないとタスクで増える一方だよね
コツ3: 第3の習慣に特化して読む
3つ目が「アクションに特化した書籍の利用」です。
また、7つの習慣は、各習慣に特化してまとまった書籍やオーディブルが存在します。
このシリーズは7つの習慣の各習慣ごとに実践的なアドバイスを１冊にまとめています。
下記、目的を1つの習慣に絞って読むとアクションを実施がしやすいです。
実際ワタシもオーディブルで聴きながら、下記のようにまとめて手帳に入れています。
項目数は多いですが、１つ１つの章はコンパクトにまとまっているので、さほど時間をかけずに実践ポイントがわかります。
Kindleで読んだり、Unlimitedで無料で読むことも可能ですが、特におすすめなのは、オーディブルでの聴く読書。
オーディブルならば倍速で読むと1時間ちょっとで読み切れます。初めての人は無料トライアルも使えます。
忙しい、社会人であればオーディブルで通勤の往復時間などを使うと1日でインプットすることも可能だったりします！٩( ‘ω’ )و
無料かつ1日でサクっと網羅できちゃうのがめちゃくちゃいい感じです！
さいごに
以上「第3の習慣」を実践するポイントに関してでした！
本が大嫌いだった私も結果的に読書をするようになってきたのはこの書籍の影響によるところが大きいです。
また、この考え方を軸に、手帳を自作して、行動の仕組みを作ったら人生が変わりました。
本当に本の出会いで自分の人生ってガラッと変わるもんですね。
今後も自分の人生を好転させる生き方を共に模索して実践していきましょー٩( ᐛ )و
ご精読頂きありがとうございました。
m(_ _)m
→顧客/クレーム対応など待ったなしの対応
→読書や計画など後々、影響がでる行動
→自分に関係ない急な依頼対応など
→ネットやテレビなどその場しのぎのストレス発散など